PORTARIA NORMATIVA DPRF Nº 21, DE 11 DE AGOSTO DE 2022

DOU 16/8/2022

O DIRETOR-GERAL DA POLÍCIA RODOVIÁRIA FEDERAL, no uso das atribuições que lhe foram conferidas no Decreto nº 9.662, de 1º de janeiro de 2019, tendo em vista o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, no Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, no Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012, na Portaria nº 880, de 12 de dezembro de 2019, do Ministério da Justiça e Segurança Pública, no § 3º, do art. 26, da Lei nº 10.180, de 6 de fevereiro de 2001, na Instrução Normativa PRF nº 45, de 22 de junho de 2021, e o contido no processo nº 08650.014229/2018-16, resolve:

Objeto e âmbito de aplicação

Art. 1º Regulamentar os procedimentos relativos ao acesso e ao tratamento de informações e documentos, no âmbito da Polícia Rodoviária Federal (PRF).

Art. 2º Para efeitos desta Portaria Normativa (PN), considera-se:

I – contaminação documental ou processual: efeito decorrente do acondicionamento de informação restrita, em documentos ou processos irrestritos;

II – custódia: responsabilidade jurídica pela guarda e proteção de informações, sem vínculo de propriedade;

III – documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o seu suporte ou formato;

IV – fundos documentais: conjunto de documentos produzidos ou acumulados pelo órgão, em decorrência do exercício de suas atribuições, qualquer que seja o seu suporte de informação ou natureza dos documentos;

V – informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato;

VI – informação classificada em grau de sigilo: informação sigilosa, em poder dos órgãos e entidades públicas, a qual é classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado;

VII – informação pública ou de acesso irrestrito: informação sobre a qual não recaia qualquer hipótese de limitação de acesso, ou que seja de amplo conhecimento público em razão de ato de seu titular ou de terceiros;

VIII – informação pessoal: informação sobre pessoa natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem, nos termos do art. 31, da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

IX – informação pessoal sensível: informação pessoal relativa à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem, cuja divulgação possa ensejar discriminação de seu titular, tais como convicções políticas, religiosas, orientação sexual, identidade de gênero e informações médicas;

X – linguagem cidadã: propriedade da comunicação, verbal ou escrita, que é clara, objetiva, simples e concisa;

XI – necessidade de conhecer: condição segundo a qual o conhecimento da informação com restrição de acesso é indispensável para o adequado exercício de cargo, função, emprego ou atividade;

XII – papéis de trabalho: conjunto de registros e documentos produzidos ou coletados por servidor em atividade de controle, que constituem evidência do trabalho executado e o fundamento da opinião e conclusões desse profissional, notadamente nos termos do § 3º, do art. 26, da Lei nº 10.180, de 6 de fevereiro de 2001;

XIII – salvaguardas de acesso: medidas de restrição de acesso às informações;

XIV – salvaguardas de gestão: medidas de proteção da informação, adotadas a fim de garantir a disponibilidade, integridade, confidencialidade e autenticidade dessa informação;

XV – titular da informação: pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, a que a informação se refira;

XVI – informação de acesso restrito: informação que não sendo passível de classificação em grau de sigilo, por seu teor, utilização ou finalidade, demande medidas especiais de proteção;

XVII – documento preparatório: documento formal, físico ou digital, utilizado como fundamento para a edição de ato administrativo ou para a tomada de decisão; e

XVIII – postos de controle: unidade da PRF responsável pelo armazenamento de informação classificada em qualquer grau de sigilo.

Art. 3º A transferência de documento ou informação de outro órgão ou entidade da Administração Pública à PRF, ou vice-versa, implicará o compartilhamento do dever de restrição de acesso.

Art. 4º Compete à PRF a gestão de seus fundos documentais, que contará com as salvaguardas de que trata esta PN sempre que neles houver registradas informações de acesso restrito.

Acesso irrestrito

Art. 5º É assegurado a todos o exercício pleno do direito fundamental de acesso à informação, independentemente de motivação, observados os termos da legislação vigente.

Art. 6º Não serão considerados aptos a serem respondidos os pedidos que não apresentem:

I – especificação, de forma clara e precisa, da informação requerida; e

II – endereço físico ou eletrônico do requerente, para recebimento de comunicações ou da informação requerida.

• 1º Considera-se específico o pedido de acesso que indique elementos que permitam a identificação precisa dos documentos ou informações solicitadas, independentemente do volume de documentos envolvidos.
• 2º Não sendo o pedido considerado apto, a Ouvidoria da PRF instruirá o demandante a apresentar novo pedido.

Art. 7º Não serão atendidos pedidos de acesso à informação:

I – genéricos;

II – desproporcionais ou desarrazoados; ou

III – que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou consolidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de dados que não seja de competência do órgão ou entidade.

Art. 8º Poderão ser considerados desproporcionais os pedidos de acesso que impliquem gastos ou atividades excessivas, tais como:

I – manuseio ou reprodução de grande quantidade de documentos pela unidade; e

II – elevado tempo para triagem que tenha por objetivo proteger informações de acesso restrito.

Parágrafo único. Não serão considerados desproporcionais os gastos que puderem ser suportados pelo próprio requerente.

Art. 9º Quando, para o pleno atendimento do pedido, for necessário trabalho adicional de interpretação, consolidação ou tratamento de dados e informações, a unidade disponibilizará, sempre que possível, os dados e informações no modo e suporte em que se encontrarem, a fim de que o próprio solicitante possa realizar sua interpretação, consolidação ou tratamento.

Parágrafo único. As informações serão fornecidas com a formatação padrão utilizada pela área demandada, sendo indeferidos os pedidos de ajustes que gerem custos operacionais não contemplados na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Art. 10. Quando a solicitação da informação recair sobre documento parcialmente restrito, caberá à unidade que haja produzido a informação ou que a custodie, quando possível, a produção de versão com a obliteração da parte restrita, ou a elaboração de extrato ou de certidão que preserve a compreensão da informação remanescente.

Art. 11. O acesso à informação contida em documentos custodiados pela PRF poderá ser condicionado à prévia manifestação da área que os produziu, a fim de se averiguar a necessidade de manutenção de cadeia de custódia e eventual restrição de acesso.

• 1º Caberá à Ouvidoria analisar o fundamento e as razões apontadas pela área produtora do documento custodiado, sempre que a manifestação for pela restrição de acesso, a fim de acatá-los ou rejeitá-los, ressalvados os documentos relacionados a investigações e processos administrativos disciplinares, cuja decisão final caberá ao Corregedor-Geral.
• 2º Caberá recurso hierárquico ao Diretor-Geral das decisões previstas no § 1º, na forma da lei.

Art. 12. Será assegurado ao solicitante o conhecimento de informações de acesso irrestrito que permitam a identificação dos documentos produzidos por outros órgãos e entidades que se encontrem na PRF sem a característica de custódia, a fim de que essa possa solicitá-los diretamente ao órgão de origem.

Acesso externo condicionado

Art. 13. O acesso à informação pessoal, sensível ou não, será disponibilizado apenas ao seu titular ou ao seu procurador, mediante comprovação de identidade, nos termos do inciso II, do art. 55, c/c o inciso I, do parágrafo único, do art. 60, do Decreto nº 7.724, de 2012.

• 1º A informação poderá ser disponibilizada presencialmente, por meio do envio de correspondência ou por correio eletrônico, a critério do titular.
• 2º O envio de correspondência obedecerá aos princípios da razoabilidade e da proporcionalidade.
• 3º Os agentes públicos terão acesso às informações pessoais quando necessário ao exercício de suas atribuições.
• 4º Serão disponibilizadas as informações pessoais a terceiros em caso de consentimento expresso do titular da informação, de ordem judicial ou de disposição legal.
• 5º Os documentos que evidenciem a prática de irregularidades poderão ser encaminhados aos órgãos competentes por sua apuração, independentemente de suas salvaguardas.

Art. 14. Caso o titular das informações pessoais esteja morto ou ausente, será disponibilizado acesso a tais informações pessoais ao cônjuge ou companheiro, aos ascendentes ou descendentes, conforme o disposto no parágrafo único, do art. 20, da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002.

Art. 15. O acesso à informação pessoal observará o disposto nas normas vigentes, e, quando se tratar de acesso por terceiros, será condicionado à assinatura de um Termo de Responsabilidade para Acesso à Informação Pessoal por Terceiros, constante do Anexo I, que disporá sobre a finalidade e a destinação que fundamentaram sua autorização e sobre as obrigações a que se submeterá o requerente.

Art. 16. São de acesso restrito as informações cujo conhecimento por pessoa não autorizada implique risco ou dano aos interesses da sociedade e do Estado, ou tenham sua divulgação restringida pelas normas aplicáveis, tais como:

I – manuais de instrução que revelem a doutrina de atuação da PRF;

II – informações que evidenciem a capacidade operacional da PRF, tais como sobre equipamentos, máquinas, veículos, armamentos e seus acessórios, softwares, entre outros;

III – dados relativos à distribuição e capacitação dos agentes da PRF;

IV – dados relativos à arquitetura dos sistemas de tecnologia da informação e de comunicações;

V – aparelhos, equipamentos, suprimentos e programas relacionados às atividades de inteligência e repressão a delitos;

VI – recursos criptográficos;

VII – plantas arquitetônicas e dados da segurança orgânica das instalações físicas.

VIII – informações que possam comprometer a capacidade investigatória, de inteligência, de correição e de controle e as ações de planejamento do órgão.

• 1º A restrição prevista no inciso I, do caput, não se aplica aos trechos de manuais de instrução que não revelem a doutrina de atuação da PRF e/ou que eventualmente restrinjam direitos de terceiros ou prevejam condutas a serem observadas por pessoas alheias à instituição.
• 2º A restrição de acesso deve ser mantida apenas até que se encerrem os motivos que a ensejaram, ressalvadas outras hipóteses de restrição de acesso nos termos da legislação.
• 3º A publicação de informações de acesso restrito, por si só, não configura violação às restrições de acesso previstas neste artigo, devendo ser analisado cada caso em específico.

Salvaguardas de acesso

Art. 17. Estão sujeitos às salvaguardas de acesso os processos ou documentos que contenham:

I – informações classificadas em grau de sigilo;

II – informações pessoais e pessoais sensíveis;

III – informações sigilosas, nos termos da lei; e

IV – outras informações com restrição de acesso.

Art. 18. O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada em grau de sigilo ficarão restritos a pessoas com necessidade de conhecê-la e que sejam credenciadas nos termos das normas infralegais aplicáveis.

Parágrafo único. O acesso à informação classificada em qualquer grau de sigilo a pessoa não credenciada ou não autorizada por legislação poderá, excepcionalmente, ser permitido depois de justificação acolhida segundo os critérios do art. 11, mediante assinatura de Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo, constante do Anexo II, pelo qual a pessoa se obrigará a manter o sigilo da informação, sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da lei.

Art. 19. A classificação da informação, em qualquer grau de sigilo, deverá ser feita por meio da elaboração de respectivo Termo de Classificação da Informação, constante do Anexo III, nos termos da legislação vigente, e com atenção aos efeitos que a atribuição de determinada classificação trará às atividades da PRF, aos demais órgãos de defesa do Estado e à sociedade em geral.

• 1º A classificação da informação será feita sobre o documento que a contenha, identificado por meio de número de protocolo, e estenderá os seus efeitos ao processo em que esteja juntado somente para fins de salvaguarda de gestão.
• 2º No ato de classificação da informação, deve-se buscar o grau de sigilo menos restritivo possível, considerando o interesse público e a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado que a sua divulgação irrestrita possa causar.
• 3º A classificação da informação em qualquer grau de sigilo deve observar os fundamentos definidos nos arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 2011.
• 4º A classificação deverá ser realizada pela autoridade competente, preferencialmente quando a informação gerada lhe for apresentada, observada a data da produção da informação e os procedimentos estabelecidos nesta PN e em suas normas complementares.
• 5º O Termo de Classificação da Informação seguirá anexo ao documento classificado ou deverá ser juntado ao processo respectivo, devendo as razões da classificação terem o mesmo grau de sigilo.

Art. 20. A classificação de documentos no âmbito da PRF obedecerá ao disposto nas normas vigentes, cuja competência será:

I – nos graus ultrassecreto e secreto: do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública; e

II – no grau reservado: do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública e dos servidores ocupantes de cargos em comissão do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores – DAS, de nível 101.5 ou superior.

• 1º Os Superintendentes da PRF poderão realizar a classificação de documentos reservados, desde que seja delegada tal competência pelo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública, na forma da legislação vigente.
• 2º A classificação de informação realizada por delegação pelos agentes públicos referidos no § 1º deverá ser informada ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública, no prazo de noventa dias, devendo o documento comprobatório de sua ciência ser juntado ao respectivo Termo de Classificação da Informação (Anexo III).

Art. 21. A classificação da informação será reavaliada pela autoridade classificadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante provocação ou de ofício, conforme legislação vigente, para desclassificação ou redução do prazo de sigilo.

Parágrafo único. A Comissão Permanente Avaliação de Documentos Sigilosos da PRF – CPADS/PRF avaliará periodicamente os documentos classificados em grau de sigilo no âmbito da PRF, apresentando relatórios e orientações quanto às desclassificações, às reavaliações de ofício ou às novas classificações.

Art. 22. A desclassificação de dado ou informação será realizada automaticamente após o transcurso do prazo previsto no Termo de Classificação da Informação, constante do Anexo III.

Art. 23. Será analisado integralmente o processo objeto de pedido de acesso que contenha documento de acesso restrito, a fim de verificar a possibilidade de contaminação dos demais documentos que o componham.

Parágrafo único. Constatada a contaminação por documento classificado em grau de sigilo, será editado Termo de Classificação da Informação para os documentos afetados, com o mesmo grau de sigilo atribuído ao documento contaminador.

Art. 24. Consideram-se informações e documentos preparatórios relativos a processos em curso no âmbito da PRF, cuja divulgação irrestrita possa trazer prejuízo a sua adequada conclusão:

I – documentos que evidenciem os procedimentos e as técnicas relativas a ações de controle e de inspeção correcional, gestão de riscos ou de qualquer espécie de ação investigativa ou de inteligência; e

II – relatórios, pareceres e notas técnicas decorrentes de investigações, auditorias e fiscalizações, e outros documentos relativos às atividades de correição e de controle, bem como outras ações de competência da PRF, quando ainda não concluídos os respectivos procedimentos.

• 1º A restrição de acesso às informações previstas no inciso I do caput se extinguirá quando o método ou o procedimento adotado nas respectivas ações de controle, de inspeção correcional, de gestão de risco, ação investigativa ou de inteligência não for mais utilizado, ressalvado quando:

I – haja perspectiva de utilização; ou

II – seu conteúdo componha outros documentos de acesso restrito.

• 2º A restrição de acesso às informações previstas no inciso II do caput se extinguirá a partir da conclusão do procedimento, salvo quando subsistam outras restrições.
• 3º Consideram-se concluídos, no âmbito da PRF, os procedimentos relativos a:

I – ação correcional:

1. a) no procedimento correcional contraditório e eventual processo de acompanhamento: com o fim do prazo legal para impugnação da decisão publicada pela autoridade competente ou da publicação da decisão definitiva contra a qual não caiba recurso administrativo;
2. b) no procedimento investigativo: com o arquivamento do processo ou com o fim do prazo legal para impugnação da decisão publicada pela autoridade competente ou da publicação da decisão definitiva contra a qual não caiba recurso administrativo, nos casos de procedimento disciplinar contraditório decorrente da investigação; e
3. c) no procedimento de inspeção correcional: com a aprovação final do relatório pela autoridade competente.

II – ação de apuração de denúncias:

1. a) após o encerramento da ação de controle ou do procedimento que a denúncia instruir;
2. b) após seu expresso arquivamento; ou
3. c) após o transcurso de cinco anos sem a adoção de providências.

• 4º As informações oriundas ou resultantes de procedimentos correcionais ou denúncias, que possam resultar no prosseguimento de investigação em outros órgãos da Administração Pública, administrativa ou judicialmente, terão seu acesso condicionado à prévia consulta dos órgãos parceiros na investigação quanto à sua restrição de acesso.
• 5º A restrição de acesso decorrente da natureza preparatória de documentos não será aplicada a interessados formalmente acusados em procedimentos de natureza contraditória, nem a seus representantes legais, quando necessários ao exercício do contraditório e da ampla defesa.
• 6º Na hipótese do parágrafo anterior, as solicitações de acesso a documentos relacionados a Instrução Preliminar em caráter investigativo devem ser encaminhadas à Corregedoria, que realizará a análise conforme o caso concreto, sem qualquer prejuízo aos interessados, nos termos da legislação aplicada.
• 7º Não integram os fundos documentais da PRF, nem constituem documentos preparatórios à tomada de decisão, documentos que registrem simples anotações, esboços ou minutas descartados ao longo da atividade do órgão que não constituam achados ou dos quais não se haja derivado conclusão.
• 8º O denunciante, por essa única condição, não terá acesso às informações e documentos preparatórios, exceto quando extintos os motivos que ensejaram a restrição, consoante o contido nos §§ 1º e 2º, do caput.
• 9º O acesso a documento preparatório ou informação nele contida, utilizados como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo, será assegurado a partir da edição do ato ou decisão.
• 10. A restrição temporária de acesso a documento preparatório será devida apenas quando comprovado que a sua divulgação extemporânea poderá frustrar a finalidade do próprio ato ou decisão que o documento fundamentará.

Art. 25. Os papéis de trabalho reunidos durante a realização de auditorias, fiscalizações e inspeções gozarão de salvaguardas de acesso no âmbito da PRF.

Parágrafo único. Caberá à unidade demandada, por meio do processo administrativo de acesso à informação, indicar os órgãos ou entidades dos quais tais documentos tenham sido coletados, a fim de que o solicitante possa requerê-los diretamente a tais órgãos ou entidades, nos termos do art. 12 desta PN.

Art. 26. As informações constantes de documentos preparatórios de acesso restrito deverão ser acessadas apenas pelos servidores e áreas aos quais são destinados ou por unidades que desempenhem as competências regimentais a eles relacionadas, e por aqueles que apresentem necessidade de conhecer.

Art. 27. Caberá ao agente público que ocupe Funções Comissionadas Executivas – FCE de nível 1.13, seus equivalentes ou superiores, manifestar-se sobre a possibilidade de concessão de acesso a terceiros a processos de responsabilidade de sua unidade.

Parágrafo único. A competência prevista no caput não poderá ser exercida em prejuízo ao contraditório e à ampla defesa, quando aplicáveis ao processo em questão.

Art. 28. As informações que instruam processos que tramitam em segredo de justiça, bem como as informações destes provenientes, terão o acesso restrito ao órgão ou entidade para a qual o juízo competente as tenha endereçado.

• 1º As informações tratadas no caput que estejam custodiadas na PRF terão seu acesso garantido ao interessado formalmente acusado em processo contraditório e aos seus defensores legalmente constituídos quando utilizadas no respectivo processo como prova.
• 2º O direito de que trata o § 1º inclui o direito de obtenção de cópia integral das informações, nos termos do art. 12 da Lei nº 12.527, de 2011.

Art. 29. A solicitação de acesso a informações contidas em pedidos de Cooperação Jurídica Internacional deverá ser realizada junto à autoridade requerente competente, seja o pedido originário de inquérito policial, de procedimento do Ministério Público ou de Processo Judicial.

Recebimento e marcação

Art. 30. Os documentos a que se refere o art. 17 serão registrados no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da PRF e receberão o Número Único de Protocolo (NUP), observando as seguintes diretrizes:

I – informação classificada, quando relativa à informação de que trata o inciso I do art. 17, observadas as diretrizes constantes no Art. 31 da presente IN;

II – informação pessoal ou informação pessoal sensível, quando relativa à informação de que trata o inciso II do art. 17;

III – sigilo legal específico, quando relativa à informação de que trata o inciso III do art. 17; e

IV – restrição de acesso específica, quando relativa à informação de que trata o inciso IV do art. 17.

• 1º Os processos eventualmente impressos, que contenham documentos ou informações a que se refere o caput trarão, em sua capa, as seguintes marcações:

I – indicação do grau de sigilo, no caso do inciso I do caput; ou

II – marcação de “ACESSO RESTRITO”, nos casos dos incisos II, III e IV do caput.

• 2º Quando houver necessidade de impressão de processos que contenham documentos ou informações a que se refere o caput, aqueles deverão apresentar, no verso de sua capa, Mapa de Informações do Processo, constante do Anexo IV, que indique a espécie de restrição de acesso e a folha de sua ocorrência.
• 3º No caso de documento a que se refere o inciso I, do caput, que estiver sob custódia da PRF, será obrigatória a lavratura de Termo de Custódia de Documento Classificado em Grau de Sigilo, constante do Anexo V, após a autuação do processo, devendo o termo correspondente ser juntado aos autos pelo destinatário que detenha a credencial de acesso.
• 4º As salvaguardas de gestão assegurarão que o acesso dos documentos descritos no caput seja disponível:

I – no caso do inciso I do caput, apenas às autoridades com credencial de segurança ou credenciadas de ofício, nos termos da Política de Segurança da Informação e das Comunicações do Ministério da Justiça e Segurança Pública, e da Política de Segurança da Informação da PRF, bem como àqueles que detenham permissão especial por meio de Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo – TCMS, constante do Anexo II; e

II – nos casos dos incisos II a IV do caput, por servidores e áreas aos quais são destinados ou por unidades que desempenhem as competências regimentais a eles relacionadas, e por aqueles que apresentem necessidade de conhecer.

• 5º Em caso de cópia, impressa ou digital, dos documento citados no caput deste artigo, a restrição de acesso deverá ser aposta nas partes superior e inferior de todas as suas páginas, conforme a disposição a seguir:

DOCUMENTO DE ACESSO RESTRITO PN PRF Nº 21/2022

• 6º Após a edição do ato ou decisão, o nível de acesso do documento preparatório, no SEI, deverá ser alterado para público, caso não haja outra condição de sigilo.

Acondicionamento

Art. 31. Os documentos com informações classificadas em grau de sigilo deverão ser formalizados e mantidos em suporte físico, apartado do processo eletrônico correspondente, e submetidos aos procedimentos dispostos na legislação vigente.

• 1º Com vistas à realização dos procedimentos do caput, o servidor responsável pela instrução de um processo eletrônico que perceber a existência de documento com informação que necessite ser classificada em grau de sigilo, deverá:

I – no caso de documento nato-digital, convertê-lo para suporte físico e cancelá-lo no processo eletrônico correspondente, mantendo, em substituição, as informações suficientes para identificar o documento.

II – no caso de documento oriundo de digitalização cuja via física esteja sob a guarda da PRF, o documento físico deverá ser recuperado e seu representante digital cancelado no processo eletrônico correspondente, mantendo, em substituição, informações suficientes para identificar o documento.

• 2º A conversão para suporte físico descrita no parágrafo anterior se dará com:

I – a impressão do documento; e

II – a assinatura, a próprio punho, do signatário do documento original ou, na sua impossibilidade, a autenticação pelo servidor responsável pela impressão.

Art. 32. Os documentos em meio físico contendo informações a que se referem os incisos I, III e IV do art. 17, bem como os documentos que contenham informação pessoal sensível deverão ser acondicionados em local de acesso controlado.

• 1º Aos documentos classificados em grau de sigilo e aos processos que os contenham serão aplicados os protocolos de salvaguarda previstos na Política de Segurança da Informação e das Comunicações do Ministério da Justiça e Segurança Pública, da Política de Segurança da Informação da PRF, bem como nesta PN.
• 2º Os processos físicos que contenham documento com as informações a que se refere o caput serão considerados contaminados para fins de adoção de salvaguardas de gestão.

Confecção de cópias e retirada de documentos sem natureza de expedição

Art. 33. A cópia integral ou parcial de quaisquer documentos de que tratam os incisos II a IV, do art. 17, por agente público no exercício de suas funções, somente poderá ser efetuada mediante anuência da chefia da unidade interessada ou a quem for destinado o pedido, observadas as diretrizes estabelecidas na presente PN.

Art. 34. A retirada de documentos ou processos com informação classificada em grau de sigilo das dependências da PRF se dará exclusivamente para fins de expedição para outros órgãos da Administração de quaisquer poderes ou entes federados ou para o trâmite entre suas unidades.

Parágrafo único. Não será admitida modalidade de teletrabalho ou trabalho a distância que necessite, para o seu exercício, do uso ou manuseio de documentos classificados em grau de sigilo.

Trâmite e expedição

Art. 35. Os processos com documentos ou informações de que trata o art. 32, que devam sofrer trâmite para unidades externas à PRF ou para concessão de vistas às partes interessadas serão acondicionados em envelopes duplos, obedecidas as seguintes disposições:

I – no envelope externo não constará indicação do grau de sigilo ou do teor do documento;

II – no envelope interno constarão o destinatário e o grau de sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo;

III – o envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante Recibo de Documento com Acesso Restrito, constante do Anexo VI, ou modelo constante no SEI da PRF, que indicará remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento; e

IV – será inscrita a palavra “PESSOAL” no envelope que contiver documento de interesse exclusivo do destinatário.

Art. 36. A expedição de documento com informação de que trata o art. 32, exceto aquelas classificadas em grau de sigilo ultrassecreto, poderá ser feita pelos meios de comunicação disponíveis, com recursos de criptografia compatíveis, sem prejuízo da entrega pessoal.

Art. 37. A expedição, a condução e a entrega de documento com informação classificada em grau de sigilo ultrassecreto serão efetuadas pessoalmente, por agente público autorizado, ou transmitidas por meio eletrônico, desde que sejam usados recursos de criptografia compatíveis com o grau de classificação da informação, vedada sua postagem.

Art. 38. No caso de informação criptografada, de que tratam os arts. 36 e 37 a senha deverá ser enviada por canal distinto do utilizado para o envio da informação.

Art. 39. Caberá aos responsáveis pelo recebimento do documento com informação de que trata o art. 32, independente do meio e formato:

I – registrar o recebimento do documento;

II – verificar a integridade do meio de recebimento e registrar indícios de violação ou de irregularidade, comunicando ao destinatário, que informará imediatamente ao remetente e à autoridade máxima do órgão; e

III – informar ao remetente o recebimento da informação, no prazo mais curto possível.

Parágrafo único. Os envelopes internos somente poderão ser abertos pelo seu destinatário, seu representante credenciado ou autoridade hierarquicamente superior.

Art. 40. Os indícios de violação ou de irregularidade deverão ser registrados nos despachos de trâmite ou arquivamento, devendo o remetente ser comunicado.

Arquivamento e Desclassificação

Art. 41. No ato de arquivamento, os processos ou documentos classificados deverão ser armazenados em envelope lacrado, conforme art. 36, devendo ser mantidas cópias do Termo de Classificação da Informação com obliteração do campo “razões de classificação” e do despacho de arquivamento externas ao envelope interno.

Parágrafo único. Após adequado tratamento, os processos e documentos classificados seguirão para o Posto de Controle, ou, enquanto este não estiver instalado, para a Diretoria de Inteligência ou Unidades Regionais de Inteligência, no âmbito da Sede Nacional e das Superintendências, respectivamente, a fim de aguardar a sua destinação, observado o disposto na legislação vigente.

Art. 42. O arquivamento dos processos ou documentos em meio físico com informações a que se refere o inciso III do art. 17, bem como os que contenham informação pessoal sensível, deve ser realizado em local de acesso controlado.

Art. 43. O documento que sofrer desclassificação deverá ser digitalizado, capturado para o SEI e transferido ao Arquivo Central da Sede Nacional ou correspondente nas Superintendências, para fins de organização, preservação e acesso.

Áreas, instalações e materiais

Art. 44. As áreas e instalações que contenham documento com informação classificada em qualquer grau de sigilo, ou que, por sua utilização ou finalidade, demandarem proteção, terão seu acesso restrito às pessoas autorizadas conforme normativo específico.

Parágrafo único. As plantas representativas da instalação, os dados do efetivo lotado ou em exercício na unidade, as rotinas e os dados da segurança orgânica, como plano de segurança orgânica ou imagens de CFTV, de áreas que contenham documentos, materiais, equipamentos, sistemas ou informações com restrição de acesso serão considerados como informação de acesso restrito.

Art. 45. Na área ou na instalação de acesso restrito deverá ser fixada, em local visível, uma ou mais placas indicativas, conforme modelo abaixo:

ÁREA DE ACESSO RESTRITO

Entrada proibida a pessoas não autorizadas

Art. 42. do Decreto nº 7.845/2012

Disposições finais

Art. 46. No caso de documentos que registrem informações protegidas por mais de uma espécie de sigilo, deverão ser adotadas as medidas de salvaguarda de gestão e de acesso proporcionais ao grau de sigilo mais elevado.

Parágrafo único. Os processos que contiverem documentos com informações gravadas com diferentes espécies de sigilo deverão ter seu tratamento submetido às salvaguardas proporcionais ao grau de sigilo mais elevado.

Art. 47. A PRF privilegiará, na produção de documentos, o uso da linguagem cidadã e modelos que ofereçam adequada segregação entre parcelas sigilosas e pessoais sensíveis.

Art. 48. Esta PN entra em vigor em 1º de setembro de 2022.

SILVINEI VASQUES

ANEXO I

ANEXO II

ANEXO III

ANEXO IV

ANEXO V