Institui, no âmbito do Ministério da Justiça e Segurança Pública, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.
O SECRETÁRIO-EXECUTIVO DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA, no uso da competência que lhe é delegada pelo inciso XI do art. 1º da Portaria MJSP nº 443, de 24 de novembro de 2021, e tendo em vista o disposto no art. 1º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e no art. 9º do Decreto nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, resolve:
Art. 1º Fica instituída, no âmbito do Ministério da Justiça e Segurança Pública, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD.
Art. 2º A CPAD tem as seguintes atribuições:
I – elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;
II – aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio de suporte da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;
III – orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;
IV – analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo; e
V – observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade.
§ 1º A autorização para a eliminação de documentos de que trata o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ocorrerá por meio da aprovação das tabelas de temporalidade e destinação de documentos do órgão ou da entidade pelo Arquivo Nacional, condicionada ao cumprimento do disposto nos incisos I, II e V do caput.
§ 2º A eliminação de documentos públicos será efetuada de forma a que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.
Art. 3º A CPAD será composta por servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, que a presidirá, e servidores das unidades organizacionais às quais se referem os conjuntos de documentos a serem avaliados e destinados para guarda permanente ou eliminação.
Parágrafo único. Integram a CPAD as seguintes unidades:
I – Secretaria-Executiva, que a presidirá;
II – Gabinete do Ministro;
III – Consultoria Jurídica;
IV – Secretaria Nacional do Consumidor;
V – Secretaria Nacional de Políticas sobre Drogas e Gestão de Ativos;
VI – Secretaria Nacional de Segurança Pública;
VII – Secretaria Nacional de Assuntos Legislativos;
VIII – Secretaria Nacional de Justiça; e
IX – Secretaria de Acesso à Justiça.
Parágrafo único. Os membros titular e suplente da Comissão serão indicados pelo titular do órgão ou unidade que representam e designados em ato do Secretário-Executivo do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Art. 4º A CPAD se reunirá em caráter ordinário, semestralmente, e em caráter extraordinário, sempre que convocada por seu presidente ou por solicitação de um terço de seus membros.
§ 1º O quórum de reunião da CPAD é de maioria absoluta de seus membros, e o quórum de aprovação é de maioria simples.
§ 2º Além do voto ordinário, o presidente da CPAD terá o voto de qualidade em caso de empate.
§ 3º Os membros da CPAD que se encontrarem no Distrito Federal se reunirão presencialmente, e os membros que se encontrarem em outros entes federativos participarão da reunião por videoconferência.
§ 4º O Presidente da CPAD poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.
Art. 5º A CPAD poderá instituir grupos de trabalho, para auxiliar no desempenho de suas atribuições.
Art. 6º Os grupos de trabalho de que trata o art. 5º:
I – serão compostos por meio de ato do Presidente da CPAD, e poderão contar com especialistas sobre o tema objeto de análise, servidores públicos ou não;
II – não poderão ter mais de cinco membros;
III – terão caráter temporário e duração não superior a um ano; e
IV – estarão limitados a três, operando simultaneamente.
Art. 7º A Secretaria-Executiva da CPAD será exercida pela Coordenação de Documentação e Informação da Coordenação-Geral de Gestão Documental e Serviços Gerais da Subsecretaria de Administração da Secretaria-Executiva do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Art. 8º A divulgação de discussões em curso na CPAD ou seus membros deverá observar os termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, procedendo-se, em casos omissos, à consulta prévia da Secretaria-Executiva do Ministério da Justiça e Segurança Pública, ressalvada a competência da Ouvidoria-Geral do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Art. 9º A participação na CPAD e nos seus grupos de trabalho será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.
Art. 10. Fica revogada a Portaria SE/MJSP nº 578, de 27 de maio de 2020, da Secretaria-Executiva do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Art. 11. Esta Portaria entra em vigor em 1º de junho de 2023.
RICARDO CAPPELLI