A PRESIDENTA DA FUNDAÇÃO NACIONAL DOS POVOS INDÍGENAS – FUNAI, no uso das atribuições que lhe confere o Estatuto aprovado pelo Decreto nº 11.226, de 7 de outubro de 2022, e tendo em vista o disposto na Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991 (Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados), na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação), na Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), e no Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, resolve:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º Esta Portaria dispõe sobre os serviços arquivísticos disponibilizados ao público pela Fundação Nacional dos Povos Indígenas – Funai.
§ 1º O acervo arquivístico da Funai é o conjunto de todos os documentos custodiados pela entidade e constitui-se patrimônio cultural e documental do Estado Brasileiro, possuindo caráter de apoio à atividade administrativa e indigenista, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
§ 2º Os Serviços de arquivo da Funai são o Serviço de Gestão Documental – Sedoc e o Serviço de Referências Documentais – Sered, que atuam em suas respectivas esferas técnicas de competência conforme atribuições e hierarquia dadas pelo Regimento Interno da Funai.
Art. 2º O acervo arquivístico da Funai é ordenado pelos seguintes fundos e coleções:
I – Fundo Fundação Nacional dos Povos Indígenas (FFunai): documentos produzidos e recebidos pela Fundação Nacional dos Povos Indígenas no exercício de suas funções desde 1967 e que estão sob custódia do Serviço de Gestão Documental;
II – Fundo Serviço de Proteção aos Índios (FSPI): documentos produzidos e recebidos pelo extinto Serviço de Proteção aos Índios (1910-1967), que constituem acervo registrado pela Unesco no Programa Memória do Mundo e que estão sob custódia do Serviço de Referências Documentais;
III – Fundo Conselho Nacional de Proteção aos Índios (FCNPI): documentos produzidos e recebidos pelo extinto Conselho Nacional de Proteção aos Índios (1939-1967) e que estão sob custódia do Serviço de Referências Documentais;
IV – Fundo Fundação Brasil Central (FFBC): documentos produzidos e recebidos pela extinta Fundação Brasil Central (1943-1967) e que estão sob custódia do Serviço de Referências Documentais;
V – Fundo Comissão Rondon (FCR): documentos produzidos e recebidos pela extinta Comissão Rondon (1890-1935) e que estão sob custódia do Serviço de Referências Documentais;
VI – Coleção Projeto Unesco 914BRZ4010 (CUN01): documentos produzidos no âmbito do encerrado Programa de Documentação de Línguas e Culturas Brasileiras 2008 (914BRZ4010) (2008-2015) e que estão sob custódia do Serviço de Referências Documentais;
VII – Coleção Projeto Unesco 914BRZ4019 (CUN02): documentos produzidos no âmbito do Programa de Documentação de Línguas e Culturas Brasileiras 2015 (914BRZ4019) (2015-atual) e que estão sob custódia do Serviço de Referências Documentais; e
VIII – fundos e coleções pessoais: fundos e coleções compostas por documentos produzidos por sertanistas, indigenistas, etnólogos e outros profissionais de atuação dentro da linha de acervo arquivístico da Funai, recolhidos ao Museu do Índio para preservação e divulgação, e sob custódia do Serviço de Referências Documentais.
Parágrafo único. Consideram-se pertencentes à linha de acervo arquivístico temáticas que, em conformidade com os objetivos e a natureza da Funai, orientam a incorporação de novos fundos e coleções a seu acervo.
Art. 3º O acervo arquivístico da Funai compreende documentos em todas as etapas do ciclo de vida documental, sendo estas:
I – fase corrente: etapa na qual o documento encontra-se em trâmite, sob custódia das unidades administrativas da Funai;
II – fase intermediária: etapa iniciada com a entrada do documento no arquivo intermediário, por meio de ato administrativo de transferência; e
III – fase permanente: destinação final dos documentos que atendem aos critérios previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Funai, iniciada com a entrada do documento no arquivo permanente, por meio de ato administrativo de recolhimento.
Parágrafo único. Os documentos custodiados pelos Serviços de arquivo da Funai possuem caráter ostensivo quanto ao grau de sigilo, independente de sua fase.
Art. 4º A utilização dos serviços arquivísticos é livre e gratuita para qualquer usuário, nacional ou estrangeiro.
Parágrafo único. Para os fins desta Portaria, é considerado usuário a pessoa física ou jurídica, interna ou externa à Funai, que utiliza os serviços de arquivo, sendo:
I – usuário interno: a unidade administrativa ou pessoa física ou jurídica que possua vínculo com a Funai e que utiliza os serviços de arquivo para a consecução de competências institucionais; e
II – usuário externo: a pessoa física ou jurídica sem vínculo com a Funai ou a qual, possuindo vínculo, acesse os serviços de arquivo para fim diverso da competência institucional.
Art. 5º Para os fins desta Portaria, os serviços de arquivo ao público compreendem:
I – acesso: processo que possibilita a consulta a documentos e informações neles contidas;
II – cópia: processo pelo qual duplica-se um documento no conteúdo, na forma, no suporte e suas características e em suas dimensões;
III – divulgação: difusão ao público das características tipológicas, informacionais, históricas e institucionais dos documentos custodiados pelos Serviços de arquivo da Funai, por meio de publicações e eventos;
IV – empréstimo: transferência física e de caráter temporário de documentos para locação interna ou externa, com fins de cópia, reprodução ou restauração;
V – pesquisa: busca em base de dados por itens de descrição documental que atendam a critérios predefinidos pelo usuário; e
VI – reprodução: processo pelo qual duplica-se um documento no conteúdo e na forma, mas não necessariamente no suporte ou em suas dimensões.
CAPÍTULO II
DOS SERVIÇOS ARQUIVÍSTICOS
Seção I
Da pesquisa, do acesso e da reprodução de itens do acervo arquivístico
Art. 6º A pesquisa por itens arquivísticos do acervo Funai ocorre exclusivamente de forma remota, por meio de base de dados restrita ou pública.
Art. 7º A pesquisa em base de dados restrita deve ser realizada por servidor ou terceirizado em exercício em um dos Serviços de arquivo da Funai, que realizará o levantamento a partir de critérios delineados pelo usuário.
Art. 8º A pesquisa em base de dados restrita deve ser solicitada pelo usuário, após preencher, assinar e enviar a Solicitação de Pesquisa Arquivística, na forma do Anexo I desta Portaria, ao Serviço de Gestão Documental ou Serviço de Referências Documentais, observados os fundos arquivísticos custodiados por essas unidades, conforme indicado no artigo 2º.
§ 1º A solicitação deve ser encaminhada preferencialmente por meio digital para os endereços de correio eletrônico dos Serviços de arquivo da Funai, pelo Protocolo Digital ou por formulário próprio no portal da Funai; e
§ 2º Alternativamente, o formulário em papel pode ser preenchido e protocolado em outras unidades administrativas da Funai, as quais encaminharão a demanda aos Serviços de arquivo da Funai.
Art. 9º O prazo para a pesquisa em base de dados restrita é de 20 (vinte) dias úteis, prorrogável por até 3 (três) vezes por igual período, considerada a extensão e o nível de complexidade da pesquisa, mediante justificativa expressa da qual será dada ciência ao usuário.
Art. 10. A pesquisa em base de dados pública pode ser realizada diretamente pelo usuário, com ou sem a orientação das unidades competentes da Funai.
Art. 11. Caberá às Coordenações-Gerais, ao Museu do Índio, à Auditoria, à Corregedoria, à Ouvidoria e à Procuradoria Federal Especializada junto à Funai atender aos pedidos de acesso a documentos referente às suas respectivas temáticas e que estejam em fase corrente, bem como aplicar eventuais restrições de acesso.
§ 1º Na hipótese de os Serviços de arquivo da Funai receberem solicitações ou usuários interessados no acesso a documentos em fase corrente, esses serão direcionados à unidade regimentalmente competente pela temática.
§ 2º O acesso externo a processo em fase corrente pode ser dado de forma integral (acesso à íntegra do processo) por 10 (dez) dias e de forma parcial (acesso a documentos selecionados) pelo prazo de 30 (trinta) dias.
§ 3º A unidade regimentalmente competente pela temática pode conceder o acesso integral ou parcial a processo em fase corrente por período superior ao descrito no § 2º deste artigo, desde que inexista óbice administrativo, até o prazo máximo permitido pelo sistema de gerenciamento eletrônico de documentos da Funai.
§ 4º Em se tratando de temáticas estratégicas, sensíveis ou cuja disponibilização do documento em fase corrente possa prejudicar o procedimento preparatório que integram, é recomendado às unidades organizacionais da Funai competentes realizar consulta prévia às Coordenações Regionais, às Diretorias ou à autoridade máxima da Funai, conforme o escopo e a complexidade do tema, os quais deverão se manifestar no prazo máximo de 05 (cinco) dias, prorrogável por igual período.
Art. 12. Os documentos que estejam custodiados em fase intermediária serão disponibilizados pelo Serviço de Gestão Documental mediante autorização de acesso das unidades destacadas no caput do art. 11, regimentalmente responsáveis pela temática, que deverão se manifestar tecnicamente quanto à possibilidade de publicização, bem como aplicar eventuais restrições de acesso.
§ 1º A autorização informada no caput deste artigo, ou sua negativa, deve ser dada no prazo máximo de 05 (cinco) dias, prorrogável por igual período.
§ 2º A ausência de manifestação quanto ao acesso autoriza a sua concessão ao usuário pelo Serviço de Gestão Documental, que deverá aplicar eventuais restrições de acesso exclusivamente no que concerne à informação pessoal de terceiros.
§ 3º Em se tratando de temáticas estratégicas, sensíveis ou cuja disponibilização do documento em fase intermediária possa prejudicar o procedimento preparatório que integram, é recomendado às unidades organizacionais da Funai competentes realizar consulta prévia às Coordenações Regionais, às Diretorias ou à autoridade máxima da Funai, conforme o escopo e a complexidade do tema, os quais deverão se manifestar no prazo máximo de 05 (cinco) dias, prorrogável por igual período.
Art. 13. Os documentos que estejam arquivados em fase permanente serão disponibilizados pelos Serviços de arquivo da Funai, os quais aplicarão eventuais restrições de acesso exclusivamente no que concerne à informação pessoal de terceiros.
Art. 14. Nos casos aplicáveis, o tratamento das informações pessoais referentes à intimidade, vida privada, honra e imagem de terceiros será realizado de acordo com a legislação vigente, por meio de disponibilização de reprodução com ocultação das informações restritas.
§ 1º O acesso para usuários internos não exige restrições de acesso quanto à informação pessoal de terceiros.
§ 2º O acesso para usuários externos que estejam em cumprimento de competência do Poder Público não exige restrições de acesso quanto à informação pessoal de terceiros.
Art. 15. O acesso a informações custodiadas no acervo Funai ocorre prioritariamente de forma remota, por meio da cessão de representante digital da documentação selecionada pela pesquisa arquivística, reproduzida em formato PDF/A e resolução de 300 dpi, no prazo de até 20 (vinte) dias.
§ 1º O prazo de que trata o caput deste artigo poderá ser prorrogado por 10 (dez) dias, mediante justificativa expressa, da qual será dada ciência ao usuário.
§ 2º A reprodução em outros formatos da documentação selecionada pela pesquisa arquivística deve ser explicitamente solicitada pelo usuário, contemplando representantes nos seguintes suportes e condições:
I – representante digital em alta resolução da documentação selecionada poderá ser fornecido, observadas a viabilidade técnica dos Serviços de arquivo da Funai e a conservação física do suporte original; e
II – representante em suporte papel da documentação selecionada poderá ser fornecido, observada a viabilidade técnica dos Serviços de arquivo da Funai.
Art. 16. Para a cessão de representantes digitais deverá ser adotado o seguinte procedimento:
I – finda a etapa de pesquisa arquivística, o usuário será comunicado e deverá preencher, assinar e enviar por e-mail ou Protocolo Digital o Termo de Acesso e Responsabilidade, na forma do Anexo II desta Portaria, ao Serviço de Gestão Documental ou ao Serviço de Referências Documentais, observados os fundos arquivísticos custodiados por essas unidades, conforme indicado no artigo 2º; e
II – a documentação requerida será reproduzida e seu representante digital será enviado por acesso externo a processo no sistema de gerenciamento eletrônico de documentos da Funai ou sistema institucional de compartilhamento de dados.
§ 1º O link de acesso aos representantes digitais terá vigência de dois meses.
§ 2º O Termo de Acesso e Responsabilidade deverá ser assinado de forma eletrônica pelo usuário por meio da plataforma Gov.br e terá validade de dois anos, se mantidas as condições de acesso iniciais.
Art. 17. Para a cessão de representantes em suporte papel deverá ser adotado o seguinte procedimento:
I – finda a etapa de pesquisa arquivística, o usuário será comunicado e deverá preencher, assinar e enviar por e-mail ou Protocolo Digital o Termo de Acesso e Responsabilidade, na forma do Anexo II desta Portaria, ao Serviço de Gestão Documental ou ao Serviço de Referências Documentais, observados os fundos arquivísticos custodiados por essas unidades, conforme indicado no artigo 2º;
II – caso a reprodução ou a postagem dos representantes em papel acarrete custos adicionais, o usuário será comunicado, devendo ressarcir o valor por meio de pagamento em Guia de Recolhimento da União (GRU); e
III – está isento de ressarcimento o usuário cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos legais.
§ 1º A documentação requerida será reproduzida e encaminhada por correspondência ou ficará disponível para retirada pelo usuário, pelo prazo de dois meses.
§ 2º O Termo de Acesso e Responsabilidade deverá ser assinado de forma eletrônica pelo usuário por meio da plataforma Gov.Br e terá validade de dois anos, se mantidas as condições de acesso iniciais.
Art. 18. É de inteira responsabilidade do usuário a veracidade das informações prestadas aos Serviços de arquivo da Funai ao longo do atendimento, bem como e a qualquer tempo a observância dos dispositivos que regem o uso, a aquisição e/ou a cessão de direitos autorais e de direitos de imagem indígenas, visando respeitar os valores, as criações artísticas e os outros meios de expressão cultural indígenas e proteger sua organização social, costumes, línguas, crenças e tradições.
Art. 19. O acesso à documentação original é proibido aos usuários, salvo em casos justificados.
§ 1º Nos casos em que o acesso ao documento original seja imprescindível, o usuário deve encaminhar por escrito solicitação justificada, a ser analisada pelo Serviço de Gestão Documental ou pelo Serviço de Referências Documentais, observados os conjuntos de documentos custodiados por essas unidades, conforme indicado no artigo 2º, sendo o prazo máximo de resposta de 05 (cinco) dias, prorrogável por igual período.
§ 2º Se autorizado, o acesso deverá ocorrer nas seguintes condições:
I – a consulta deve ser realizada em sala de atendimento ao público dos Serviços de arquivo da Funai, em data e horário previamente agendados;
II – o usuário deve ser acompanhado por servidor dos Serviços de arquivo da Funai e, obrigatoriamente, usar máscara, touca, jaleco e luvas (Equipamentos de Proteção Individuais – EPIs), a serem fornecidos pela Funai, no momento de manusear o documento;
III – o usuário não pode escrever no documento nem sobre ele, apoiar-se sobre o documento ou realizar fotocópias, fotografias ou digitalização; e
IV – o usuário deve seguir as demais orientações técnicas do servidor dos Serviços de arquivo que o acompanha.
Art. 20. O acesso às áreas de guarda dos acervos arquivísticos da Funai é proibido aos usuários, salvo em casos justificados.
§ 1º Nos casos em que o acesso às áreas de guarda seja imprescindível, o usuário deve encaminhar por escrito solicitação justificada, a ser analisada pelo Serviço de Gestão Documental ou pelo Serviço de Referências Documentais, observados os conjuntos de documentos custodiados por essas unidades, conforme indicado no artigo 2º, sendo o prazo máximo de resposta de 05 (cinco) dias, prorrogável por igual período.
§ 2º Se autorizado, o acesso deverá ocorrer nas seguintes condições:
I – o usuário deve ser acompanhado por servidor dos Serviços de arquivo da Funai;
II – é obrigatório o uso de máscara, touca, jaleco e luvas (EPIs), a serem fornecidos pela Funai;
III – o usuário não pode manipular documentos durante o acesso; e
IV – o usuário deve seguir as demais orientações técnicas do servidor dos Serviços de arquivo que o acompanha.
Seção II
Da divulgação, do empréstimo e da cópia de itens do acervo arquivístico
Art. 21. Deverá constar crédito institucional em todas as referências ou citações e em todos os produtos decorrentes do acesso à informação concedido pelos Serviços de arquivo da Funai, nas formas previstas no Anexo III desta Portaria.
Art. 22. Quando da produção de livros, teses, dissertações, reportagens, catálogos, materiais de divulgação e demais produtos científicos e culturais decorrentes do acesso à informação fornecido pelos Serviços de arquivo da Funai, deverão ser enviados à Funai exemplares nas quantidades e para as finalidades abaixo:
I – seis exemplares, em meio analógico ou digital, para incorporação aos acervos das bibliotecas da Funai, a Curt Nimuendaju (Sede – Distrito Federal) e a Marechal Rondon (Museu do Índio – Rio de Janeiro); e
II – quantidade, a ser definida, suficiente para distribuição aos povos indígenas com os quais se relacionem os itens de acervo acessados.
Art. 23. O empréstimo de itens do acervo arquivístico da Funai é exclusivo para fins de cópia, de reprodução ou para atividades de restauração do suporte original.
Parágrafo único. Os procedimentos de empréstimo de itens arquivísticos seguirão os dispositivos vigentes na Funai para o empréstimo de itens museológicos.
Art. 24. O serviço de cópia de itens do acervo arquivístico da Funai é realizada para órgãos públicos ou instituições privadas de atuação cultural e social, e exclusivamente para fins de exposição, divulgação científica e difusão cultural, contemplando como finalidades:
I – a proteção e promoção dos direitos dos povos indígenas;
II – a divulgação da política indigenista do Estado brasileiro;
III – a valorização das culturas dos povos indígenas; e
IV – o fomento do interesse coletivo para a causa indígena.
§ 1º As solicitações de cópia de itens do acervo arquivístico devem ser autorizadas pela autoridade máxima do Museu do Índio ou pela autoridade máxima da Diretoria de Administração e Gestão, observados os fundos arquivísticos custodiados por essas unidades, conforme indicado no artigo 2º, e aprovadas pela autoridade máxima da Funai.
§ 2º A realização de cópias de documentos de arquivo observará as condições de manipulação do suporte original e as possibilidades técnicas dos Serviços de arquivo da Funai.
§ 3º Sendo a cópia autorizada, a aquisição dos insumos necessários para a criação de cópias de documentos será realizada pelo usuário.
CAPÍTULO III
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 25. Os casos omissos e as dúvidas decorrentes da aplicação desta Portaria deverão ser encaminhados à Diretoria de Administração e Gestão.
Art. 26. Esta Portaria entra em vigor em 1º de fevereiro de 2024.
JOENIA WAPICHANA
ANEXO I
(exclusivo para assinantes)
ANEXO II
(exclusivo para assinantes)
ANEXO III
(exclusivo para assinantes)
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