DOU 9/11/2022
Dispõe sobre as diretrizes e procedimentos de tratamento de dados pessoais, no âmbito do Arquivo Nacional, em conformidade com a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados) e Institui o Comitê de Tratamento de Dados Pessoais do Arquivo Nacional.
O DIRETOR-GERAL DO ARQUIVO NACIONAL, no uso das atribuições que lhe confere o o art. 22, inciso XIII, do Regimento Interno do Arquivo Nacional, aprovado pela Portaria nº 2.433, do Ministério da Justiça, de 24 de outubro de 2011, publicada no Diário Oficial da União de 25 de outubro de 2011,
Considerando a Portaria MJSP nº 561, de 31 de dezembro de 2021, e
Considerando o que consta do PROCESSO Nº 08227.001470/2021-81, resolve:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º Esta portaria estabelece, no âmbito do Arquivo Nacional, diretrizes e procedimentos de tratamento de dados pessoais em conformidade com a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados) e a Portaria MJSP nº 561, de 31 de dezembro de 2021 que Institui a Política Geral de Proteção de Dados Pessoais no âmbito do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Art. 2º Para efeitos desta Portaria, consideram-se:
I – dado pessoal: informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável;
II – dado pessoal sensível: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural;
III – tratamento: toda operação realizada com dados pessoais;
IV – agentes de tratamento: o controlador e o operador;
V – anonimização: utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo;
VI – banco de dados: conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico;
VII – titular: pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento;
VIII – controlador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais;
IX – encarregado central: pessoa indicada pelo controlador e operador para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD);
X – encarregado setorial: pessoa indicada e nomeada pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional, responsável por atuar como canal de comunicação entre os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, fornecendo, sempre que necessário, informações ao encarregado previsto no inciso IX deste artigo;
XI – operador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador;
XII – suboperador: aquele que, após autorização formal e específica do controlador, é contratado pelo operador para auxiliá-lo a realizar o tratamento de dados pessoais em nome do controlador;
XIII – agente público: todo aquele que exerce, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, por eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer outra forma de investidura ou vínculo, mandato, cargo, emprego, função ou estágio nos órgãos ou nas entidades da administração pública federal;
XIV – agentes de tratamento: o controlador e o operador;
XV – tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem à coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração;
XVI – anonimização: utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo;
XVII – consentimento: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada;
XVIII – bloqueio: suspensão temporária de qualquer operação de tratamento, mediante guarda do dado pessoal ou do banco de dados;
XIX – eliminação: exclusão de dado ou de conjunto de dados armazenados em banco de dados, independentemente do procedimento empregado;
XX – transferência internacional de dados: transferência de dados pessoais para país estrangeiro ou organismo internacional do qual o País seja membro; e
XXI – aviso de privacidade: documento que contém informações sobre coleta, uso, armazenamento, tratamento e proteção dos dados pessoais dos usuários.
Art. 3º Para fins de alinhamento com a Política Geral de Proteção de Dados Pessoais no âmbito do Ministério da Justiça e Segurança Pública, de que trata a Portaria MJSP nº 561, de 31 de dezembro de 2021, considera-se:
I – Controlador: o Ministério da Justiça e Segurança Pública;
II – Encarregado Central: o titular da Ouvidoria-Geral do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Art. 4º Cada sistema informatizado do Arquivo Nacional que realize o tratamento de dados pessoais, inclusive de dados pessoais sensíveis, manterá aviso de privacidade próprio e termos de uso.
Parágrafo único. Para a publicação dos avisos e termos de que trata o caput serão observadas as diretrizes divulgadas pelo Encarregado Central e pelo Comitê de Governança de Dados e Sistemas de Informação Ministério da Justiça e Segurança Pública, em conformidade com o art. 3º da Portaria MJSP nº 561, de 31 de dezembro de 2021.
CAPÍTULO II
DA PROTEÇÃO DE DADOS
Seção I
Do Objeto e da Finalidade
Art. 5º O tratamento de dados pessoais, inclusive dados pessoais sensíveis, pelo Arquivo Nacional é realizado para o atendimento de sua finalidade pública, e na persecução do interesse público, com o objetivo de executar suas competências legais e de cumprir as atribuições legais do serviço público, bem como necessários à execução de políticas públicas previstas em leis e regulamentos ou respaldadas em contratos, convênios ou instrumentos congêneres, observadas as disposições do Capítulo IV da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018.
Art. 6º Poderão ser tratados dados pessoais dos agentes públicos lotados ou em exercício na sede do Arquivo Nacional no Rio de Janeiro ou na Superintendência Regional no Distrito Federal para fins de organização e funcionamento das equipes, e na busca de melhorias das atividades internas.
Parágrafo único. O tratamento a que se refere o caput se restringe aos dados estritamente necessários ao atendimento do interesse do órgão.
Art. 7º O tratamento de dados pessoais de interessados que atuem em processo administrativo observará as finalidades para qual foi realizado, visando à proteção dos direitos dos administrados e ao melhor cumprimento dos fins da Administração.
Art. 8º. O tratamento de informações e dados contidos na documentação permanente sob a guarda do Arquivo Nacional, em qualquer suporte, será realizado com base no inciso II do art. 7º e na alínea “a” do inciso II do art. 11 da Lei nº 13.709, de 2018, e observará as disposições da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, de acordo com o art. 10 da Portaria MJSP nº 561, de 31 de dezembro de 2021.
Seção II
Da Transparência
Art. 9º O Arquivo Nacional publicará no seu portal na internet o registro das operações de tratamento de dados pessoais realizados no seu âmbito de atuação, por meio de inventário de dados pessoais e de Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais, observadas as diretrizes do Encarregado Central e do Controlador.
Parágrafo Único: Disponibilizar o Inventário de dados pessoais e Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais quando demandado pelo Ministério da Justiça e Segurança Pública (MJSP);
Art. 10. Em observância ao princípio da transparência, quando não prejudicial à atividade do órgão, ou não oferecer riscos à integridade dos titulares dos dados, poderão ser divulgadas informações relativas ao vínculo dos agentes públicos com o Ministério da Justiça e Segurança Pública, tais como nome completo, matrícula, Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), cargo ou atividade exercida, lotação e local de exercício.
Parágrafo único. A divulgação prevista no caput deverá ocultar os três primeiros dígitos e os dois dígitos verificadores do CPF.
Art. 11. A divulgação de contratos administrativos, realizada em atendimento ao princípio da publicidade, publicará dados pessoais de terceiros, observado o disposto no parágrafo único do art. 4 º desta portaria.
CAPÍTULO II
DOS TITULARES DE DADOS
Seção I
Dos Direitos dos Titulares
Art. 12. Toda pessoa natural tem assegurada a titularidade de seus dados pessoais e garantidos os direitos fundamentais de liberdade, de intimidade e de privacidade, nos termos da Constituição Federal, da Lei nº 13.709, de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD) e da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 (Lei de Acesso à Informação – LAI).
Seção II
Dos Requerimentos
Art. 13. As manifestações decorrentes do exercício dos direitos dos titulares de dados pessoais a que se refere a Lei nº 13.709, de 2018, serão apresentadas junto à unidade de ouvidoria setorial do Arquivo Nacional, conforme disposto na Portaria nº 581, de 9 de março de 2021, da Controladoria-Geral da União (CGU) e Portaria MJSP nº 561, de 31 de dezembro de 2021.
§ 1º Os requerimentos de titulares previstos nos incisos I, II, VII e VIII do art. 18 da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, serão tratados nos procedimentos e prazos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.
§ 2º Os requerimentos de titulares previstos nos incisos III, IV, V, VI e IX do art. 18 da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, serão tratados nos procedimentos e prazos da Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017.
Art. 14. O requerimento deverá apresentar elementos capazes de identificar a pessoa do interessado ou de quem o represente, conforme disposto no art. 6º da Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999.
Art. 15. Será exigida a certificação de identidade, que ocorrerá:
I – virtualmente, caso o manifestante possua autentificação por meio do login único de acesso “gov.br” ou outro meio de certificação digital; ou
II – presencialmente, por meio de conferência de documento físico apresentado pelo manifestante junto à unidade de ouvidoria do Arquivo Nacional.
Parágrafo único. Os requerimentos apresentados de forma virtual por meio do login único de acesso “gov.br” deverão apresentar no mínimo, o selo de segurança prata.
Art. 16. Excepcionalmente, poderão ser adotados meios alternativos de certificação de identidade via cotejamento das informações inseridas em seu cadastro com informações disponíveis em outras fontes constantes de bases públicas.
CAPÍTULO III
DO COMITÊ DE TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS
Seção I
Da finalidade
Art. 17. Fica instituído o Comitê de Tratamento de Dados Pessoais do Arquivo Nacional com a finalidade de divulgar e orientar as unidades organizacionais do órgão sobre as regras e procedimentos de tratamento de dados pessoais no exercício de suas competências e atribuições institucionais.
Art. 18. Para a consecução de sua finalidade, compete ao Comitê de Tratamento de Dados Pessoais, observadas as diretrizes e orientações do Encarregado Central e do Controlador:
I – Elaborar Inventário de Dados Pessoais (IDP) do Arquivo Nacional para registro das operações de tratamento dos dados pessoais realizados pelo órgão, em cumprimento ao disposto no art. 37 da Lei 13.0709, de 2018; e
II – Elaborar Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD) para avaliação e tratamento dos riscos nas operações de tratamento de dados pessoais que são coletados, tratados, usados, compartilhados pelo órgão.
Parágrafo único. O Inventário de Dados Pessoais (IDP) e o Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD) serão publicizados no Portal do Arquivo Nacional na internet e, sempre que necessário, deverão ser revistos e atualizados.
Art. 19. O Comitê de Tratamento de Dados Pessoais poderá:
I – convidar outros servidores do Arquivo Nacional ou de outros órgãos, bem como pessoas externas à administração pública, para participar de reuniões ou quando houver necessidade de apoio técnico ou de conhecimento específico;
II – requisitar informações e documentos necessários ao desenvolvimento das suas atividades às unidades organizacionais do Arquivo Nacional e, observadas orientações do Encarregado Central, do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Seção II
Da composição
Art. 20. O comitê é composto pelos seguintes membros e respectivos suplentes:
I – Encarregado Setorial, que o coordenará;
II – Representante da Superintendência de Planejamento e Gestão;
III – Representante da Superintendência de Gestão de Documentos e Arquivos
IV – Representante da Superintendência de Processamento Técnico, Preservação e Acesso ao Acervo;
V – Representante da Superintendência Regional no Distrito Federal;
VI – Representante da Coordenação-Geral de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos.
§ 1º O Encarregado Setorial e seu respectivo suplente serão indicados e nomeados pela Direção-Geral do Arquivo Nacional, observando-se o perfil definido na Instrução Normativa SGD/SEDGG/ME nº 117, de 19 de novembro de 2020, da Secretaria de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia.
§ 2º Os representantes de que trata os incisos II a VI serão indicados pelos titulares das respectivas unidades administrativas e nomeados pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional.
§ 3º A identidade e as informações de contato do Encarregado Setorial, titular e suplente, deverão ser divulgadas publicamente, de forma clara e objetiva, no sítio eletrônico do Arquivo Nacional.
§ 4º A participação no Comitê será considerada prestação de serviço público relevante, e não requer a percepção de cargo em comissão ou função de confiança ou gratificação.
Seção III
Das atribuições e responsabilidades
Art. 21. Ao Encarregado Setorial do Arquivo Nacional compete:
I – coordenar os trabalhos do Comitê de Tratamento de Dados Pessoais;
II – aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências;
II – receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências;
III – orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais;
IV – solicitar orientações ao Encarregado Central, sempre que necessário ao desempenho de suas atribuições;
IV – prestar esclarecimentos solicitados pelo Encarregado Central; e
V – executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em normas complementares.
Art. 22. Aos membros do Comitê indicados na forma do § 2º art. 18 compete zelar pela adequada aplicação da Lei nº 13.709, de 2018 em seu âmbito, cabendo-lhes, dentre outras atribuições que se fizerem necessárias:
I – receber e encaminhar às unidades organizacionais os requerimentos de titulares previstos na Lei nº 13.709, de 2018;
II – controlar os prazos de resposta, nos moldes dos §§ 1º e 2º do art. 13;
III – disseminar as orientações relativas à Lei nº 13.709, de 2018;
IV – analisar as respostas recebidas, reorientando as unidades internas quanto à necessária qualidade das respostas; e
V – apoiar o Encarregado Setorial no cumprimento de suas atribuições.
Parágrafo único. As unidades organizacionais do Arquivo Nacional são responsáveis pelo teor das respostas apresentadas, as quais serão encaminhadas à Ouvidoria Setorial para fins de remessa ao interessado.
Seção IV
Dos Agentes de Tratamento de Dados Pessoais
Art. 23. Os agentes de tratamento devem adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado.
Parágrafo único. As medidas relacionadas à segurança da informação deverão atender à Política de Segurança da Informação (POSIN) do Arquivo Nacional.
Art. 24. Os Operadores deverão realizar o tratamento de dados para a finalidade previamente estabelecida e segundo as instruções fornecidas pelo Controlador.
Parágrafo único. As unidades do Arquivo Nacional manterão relação atualizada de Operadores e Suboperadores junto ao respectivo representante no Comitê.
Art. 25. As unidades administrativas do Arquivo Nacional poderão requisitar informações acerca dos dados pessoais confiados a seus fornecedores e prestadores de serviços terceirizados.
Seção V
Das Sanções Administrativas
Art. 26. Os agentes de tratamento de dados pessoais, em razão das infrações cometidas às disposições previstas nesta Política, ficam sujeitos às sanções administrativas previstas pelo art. 52 da Lei nº 13.709, de 2018, e aplicáveis pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados, sem prejuízo do disposto na Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, na Lei nº 8.429, de 2 de junho de 1992, e na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.
CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 27. O Inventário de Dados Pessoais (IDP) e o Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD) de que trata o art. 18 desta portaria, e suas atualizações, deverão ser elaborados no prazo de 30 dias, após nomeação dos membros do Comitê de Tratamento de Dados Pessoais.
Parágrafo único. O prazo de que trata o caput poderá ser alterado a depender de orientações complementares do Encarregado Central ou decisões supervenientes do Controlador.
Art. 28. Os casos omissos e as dúvidas quanto à aplicação do disposto nesta portaria serão dirimidos pelo Comitê de Tratamento de Dados Pessoais consultado, se necessário, o Encarregado Central.
Art. 29. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
RICARDO BORDA D´ÁGUA DE ALMEIDA BRAGA