Estabelece procedimentos para o tratamento de demandas oriundas de órgãos de controle, segurança pública e funções essenciais à justiça, bem como presta orientação para a condução dos processos de auditorias, fiscalizações, prestação de contas anual do Ministério e prestação de contas anual do Presidente da República.
A MINISTRA DE ESTADO DO ESPORTE, no uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal,
Considerando o Decreto nº 11.343, de 01 de janeiro de 2023, bem como as informações constantes do processo nº 71000.029565/2023-11, resolve:
CAPÍTULO I
DO OBJETO E DAS DEFINIÇÕES
Art. 1º Estabelecer procedimentos para o tratamento de demandas oriundas de órgãos de controle e de defesa do Estado, bem como prestar orientação para condução dos processos de auditorias, fiscalizações, prestação de contas anual do Ministério e prestação de contas anual do Presidente da República.
Art. 2º Para fins do disposto nesta Portaria, considera-se:
I – demanda: comunicação de qualquer espécie, formalizada por qualquer meio, tais como requisição de informações ou esclarecimentos, diligência, oitiva, solicitação de auditoria, entre outras, bem como as recomendações e determinações, endereçadas ao Ministério do Esporte por órgãos de controle ou de defesa do Estado;
II – órgão de controle: Tribunal de Contas da União (TCU), Tribunais de Contas dos Estados (TCEs), Tribunal de Contas do Distrito Federal (TCDF), Tribunais de Contas dos Municípios (TCMs), Controladoria-Geral da União (CGU), Controladoria dos Estados, Distrito Federal e dos Municípios;
III – órgão de segurança pública: órgãos que integram a Polícia Federal, polícia rodoviária federal, as Polícias Civis: polícias militares e corpos de bombeiros militares e polícias penais federal, estaduais e distrital;
IV – funções essenciais à justiça: o Ministério Público, a Defensoria Pública e Ordem dos Advogados do Brasil (OAB);
V – demandante: órgão emissor de uma demanda ao Ministério do Esporte;
VI – demandado: unidade que integra a estrutura organizacional do Ministério do Esporte para o qual a demanda se destina;
VII – unidade responsável: unidade interna do Ministério do Esporte com competência para emitir manifestação sobre o assunto tratado na demanda;
VIII – agente recebedor: agente público do Ministério do Esporte que recebe a demanda;
IX – correspondência eletrônica: demanda encaminhada ao Ministério do Esporte que não seja em formato impresso, como: e-mail, e-Aud e Conecta-TCU;
X – unidade auditada: unidade do Ministério do Esporte cuja gestão será objeto de avaliação em trabalhos de auditoria ou fiscalização;
XI – interlocutor: servidor designado para, ano âmbito de sua unidade, garantir o cumprimento dos procedimentos instituídos nesta Portaria e atuar como ponto focal nos assuntos relacionados à Assessoria Especial de Controle Interno;
XII – e-Aud: sistema desenvolvido pela CGU para gestão da Atividade de Auditoria Interna Governamental, promovendo a interface para interação com as unidades auditadas;
XIII – Conecta-TCU: plataforma de serviços de exposição de informações, de comunicação processual e de interação com o TCU, permitindo, de forma on-line, a realização e acesso a comunicações processuais, envio de documentos, acesso a processos e outras informações existentes no TCU; e
XIV – Sistema de Monitoramento de Demandas de Controle (SIMDEC): sistema eletrônico utilizado pelo Ministério do Esporte para o registro e monitoramento das demandas tratadas nesta Portaria.
Parágrafo único. As disposições da presente Portaria não se aplicam às requisições oriundas da Advocacia-Geral da União.
CAPÍTULO II
DO RECEBIMENTO E REGISTRO
Art. 3º As demandas provenientes dos órgãos e instituições de que trata esta Portaria, inclusive aquelas encaminhadas por correspondência eletrônica, deverão ser protocoladas no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), após recebimento no Ministério do Esporte, com a seguinte classificação:
I – controle interno: demanda de Tribunal de Contas;
II – controle interno: demanda da Controladoria-Geral da União;
III – controle interno: demanda do Ministério Público;
IV – controle interno: demanda da Defensoria Pública;
V – controle interno: demanda da Polícia Federal; ou
VI – controle interno: demanda de outros órgãos de controle, segurança pública e funções essenciais à justiça.
§ 1º O serviço de protocolo deverá atestar no expediente do demandante, de forma visível e legível, a data de recebimento do documento, para contagem do prazo de resposta.
§ 2º No caso de recebimento por e-mail, o serviço de protocolo ou o agente recebedor deverá confirmar seu recebimento, preferencialmente, no mesmo dia, para que o demandante tenha ciência oficial do seu recebimento.
§ 3º A confirmação do recebimento será considerada ciência oficial e deverá ser juntada ao processo SEI.
§ 4º Os atos relacionados ao atendimento da demanda devem ser registrados no processo SEI a que se refere.
§ 5º Caso seja aberto outro processo SEI que se refira à demanda tratada ou em tratamento e do mesmo órgão demandante, deverá ser providenciada a anexação ou o relacionamento dos processos no SEI, conforme o caso.
§ 6º Na situação em que a demanda seja enviada pelo e-Aud ou ConectaTCU, o agente recebedor deverá registrar ciência no respectivo sistema e providenciar a instauração de processo SEI a que se refere o caput ou a juntada do documento em processo existente.
CAPÍTULO III
DOS PRAZOS
Art. 4º Os prazos serão contados excluindo-se o dia da cientificação oficial e incluindo-se o do vencimento, exceto quando seu término ocorrer em dia em que não houver expediente ou este for encerrado antes do horário oficial de atendimento ao público, ficando automaticamente prorrogado para o primeiro dia útil seguinte.
§ 1º Os prazos expressos em dias contam-se de modo contínuo, exceto quando a demanda especificar a contagem em dias úteis ou estabelecer data específica de resposta.
§ 2º Os prazos fixados em meses ou anos contam-se de data a data e, quando não houver o dia equivalente àquele do início do prazo, tem-se como termo o último dia do mês.
§ 3º Salvo motivo de força maior devidamente comprovado, os prazos não se suspendem e as demandas devem ser atendidas nos prazos estabelecidos.
Art. 5º Compete à unidade responsável pelo atendimento, no ato de recebimento da demanda, avaliar se o prazo estabelecido é suficiente para o atendimento.
§ 1º Na impossibilidade de cumprimento do prazo estabelecido, a unidade responsável, com a anuência da unidade hierarquicamente superior, deverá encaminhar pedido de prorrogação de prazo diretamente ao demandante nos processos enviados diretamente pelo Gabinete da Ministra, Secretaria-Executiva e Assessoria Especial de Controle Interno para análise e resposta direta ao órgão demandante.
§ 2º Os pedidos de prorrogação de prazo cujo destinatário seja a Ministra de Estado do Esporte ou a Secretária-Executiva e que não estejam enquadrados na previsão contida no § 1ºdeste artigo, serão enviadas pela Assessoria Especial de Controle Interno, com antecedência de, no mínimo, dois dias do vencimento, contendo justificativa motivada e o prazo adicional necessário para atendimento.
§ 3º Quando se tratar de demanda relativa a Auditorias Anuais de Contas (AAC), Prestação de Contas Anual (PCA) e Prestação de Contas do Presidente da República (PCPR), caberá à Assessoria Especial de Controle Interno encaminhar o pedido de prazo, com base em justificativa apresentada pela unidade solicitante.
Art. 6º Na demanda em que o órgão solicitante não estabelecer prazo de resposta ou não houver prazo de atendimento definido em lei deverá ser observado o seguinte:
I – demandas urgentes: até 30 dias corridos; e
II – demais casos: até 90 dias corridos.
§ 1º Quando o destinatário for a Ministra de Estado ou a SecretáriaExecutiva, caberá à Assessoria Especial de Controle Interno avaliar a urgência da demanda e informar o prazo de atendimento no expediente de encaminhamento à unidade responsável.
§ 2º Nas demandas dirigidas às demais autoridades, caberá ao próprio demandado avaliar a urgência e definir o prazo para resposta até os limites estabelecidos nos incisos I e II do Art. 6º.
§ 3º O grau de urgência será definido com base em critérios de materialidade, criticidade, órgão demandante, histórico de tratamento e reincidência da matéria.
CAPÍTULO IV
DO FLUXO PARA ATENDIMENTO DAS DEMANDAS
Seção I
Disposições Gerais
Art. 7º Compete ao interlocutor encaminhar, após manifestação da unidade responsável, o processo à Consultoria Jurídica junto ao Ministério do Esporte para ciência e manifestação, nas seguintes hipóteses:
I – se houver interesse do agente público envolvido nos fatos em solicitar a representação da Advocacia Geral da União;
II – em caso de representação de agente público deferida pela AdvocaciaGeral da União;
III – se for expressamente registrado pela área técnica da unidade responsável que a resposta à demanda dependa de interpretação de ato normativo; e
IV – se houver questão jurídica controversa expressamente registrada pela área técnica da unidade responsável.
Parágrafo único. As consultas deverão ser encaminhadas com indicação precisa da questão objeto do esclarecimento jurídico.
Art. 8º Caso o assunto não seja de competência do Ministério do Esporte, o demandado deverá, de imediato, informar ao órgão demandante, com ciência à Assessoria Especial de Controle Interno e à Consultoria Jurídica, quando for o caso.
Art. 9º Quando se fizerem necessárias, para o completo atendimento à demanda, manifestações de unidades não vinculadas ao demandado, este será responsável por solicitar e consolidar as informações.
Art. 10. A Assessoria Especial de Controle Interno poderá, de ofício, realizar diligências para solicitar informações sobre a tempestividade da resposta, fazer ponderações e observações sobre a aderência ou não da manifestação elaborada pela unidade responsável, bem como outras questões cabíveis para atendimento a demanda.
Art. 11. Caso a unidade responsável, no ato de recebimento da demanda, identifique a necessidade de envolver outra unidade do Ministério ou verificar que o assunto não é de sua competência, deverá tramitar o processo diretamente à outra unidade responsável, dando ciência à Assessoria Especial de Controle Interno, de modo a assegurar o atendimento da demanda.
Seção II
Das Demandas Destinadas à Ministra de Estado ou Secretária-Executiva
Art. 12. As demandas a que se refere esta Portaria, cujo destinatário seja a Ministra de Estado ou a Secretária-Executiva, serão encaminhadas à Assessoria Especial de Controle Interno para as seguintes providências:
I – solicitar à unidade responsável o envio à Assessoria Especial de Controle Interno, com antecedência mínima de dois dias úteis do encerramento do prazo, salvo se inferior a dois dias, de manifestação necessária ao envio de resposta ao órgão demandante; ou
II – distribuir à unidade responsável pela manifestação, com a expressa indicação da sua atribuição em fornecer e enviar a resposta ao órgão demandante, com ciência à Assessoria Especial de Controle Interno.
§ 1º A manifestação de que trata o inciso I deste artigo deve ser enviada à Assessoria Especial de Controle Interno em forma de nota técnica ou ofício, atendendo aos requisitos de objetividade, clareza, qualidade e completude das informações solicitadas pelos órgãos demandantes.
§ 2º Os documentos referenciados na manifestação de que trata o § 1º deste artigo devem ser inseridos no processo, como peças anexas da manifestação, sempre que houver a necessidade de seu envio ao órgão demandante.
§ 3º A critério da Secretaria-Executiva, as demandas tratadas no caput deste artigo poderão ser enviadas diretamente pela Secretaria-Executiva à unidade responsável para manifestação e envio de resposta ao órgão demandante, e, concomitantemente, à Assessoria Especial de Controle Interno para registro e controle.
Art. 13. A unidade responsável, antes de enviar resposta à Assessoria Especial de Controle Interno, deverá obter a ciência e anuência das seguintes autoridades:
I – nas unidades do Gabinete da Ministra: dos respectivos titulares da Corregedoria-Geral, da Ouvidoria-Geral e das Assessorias Especiais, quando couber;
II – nas unidades da Secretaria-Executiva: dos respectivos titulares das Diretorias e unidades subordinadas à Secretaria-Executiva.
III – nas demais unidades: dos titulares das Secretarias Nacionais.
Seção III
Das Demandas Destinadas Às Demais Autoridades
Art. 14. As demandas a que se refere esta Portaria, cujo destinatário não seja a Ministra de Estado do Esporte ou a Secretária-Executiva, ao serem recebidas serão encaminhadas à unidade responsável para adoção de providências e, concomitantemente, à Assessoria Especial de Controle Interno para ciência.
§ 1º Caberá à unidade responsável providenciar o atendimento da demanda, observando a tempestividade, a concisão, a coerência, a clareza e a completude da resposta.
§ 2º A Assessoria Especial de Controle Interno poderá ser consultada na existência de dúvidas sobre o atendimento ou aderência da manifestação, dentro do prazo exequível.
CAPÍTULO V
DAS AUDITORIAS E FISCALIZAÇÕES
Art. 15. Caberá à unidade auditada adotar as providências para o regular atendimento às demandas realizadas nas auditorias ou fiscalizações dos órgãos de controle.
§ 1º A Assessoria Especial de Controle Interno atuará como órgão de coordenação e mediação dos trabalhos, cabendo à unidade auditada indicar um servidor da unidade, com conhecimento dos fatos auditados, para auxiliar no atendimento das informações requisitadas.
§ 2º Quando da realização de reuniões envolvendo órgão de controle, cuja convocação não tenha sido realizada pela Assessoria Especial de Controle Interno, deverão ser comunicadas a ela tempestivamente, que avaliará a possibilidade e pertinência de sua participação.
CAPÍTULO VI
DA PRESTAÇÃO DE CONTAS ANUAL E AUDITORIA ANUAL DE CONTAS
Art. 16. Nos processos de Prestação de Contas Anual (PCA) e nos processos de Auditoria Anual de Contas (AAC), a Assessoria Especial de Controle Interno atuará como órgão de coordenação dos trabalhos.
Art. 17. Caberá à unidade responsável a elaboração e as devidas atualizações das informações que constarão no site do Ministério em razão da prestação de contas anual, na forma e na periodicidade definidas pelo Tribunal de Contas da União.
Parágrafo único. Caberá ao interlocutor designado pela unidade responsável o monitoramento da atualização das informações disponibilizadas no sítio eletrônico do Ministério, conforme as normas do Tribunal de Contas da União.
Art. 18. Caberá à Assessoria Especial de Controle Interno monitorar o cumprimento das diretrizes e determinações constantes dos normativos que regulamentam a Prestação de Contas dos administradores e responsáveis da administração pública para fins de julgamento pelo Tribunal de Contas da União e a Prestação de Contas do Presidente da República, em especial no que se refere à disponibilização das informações no site do Ministério e ao envio de informações nos sistemas informatizados indicados pelos órgãos de controle.
Art. 19. No processo de Auditoria Anual de Contas, caberá à unidade auditada a elaboração e as devidas atualizações das informações demandadas por meio de Solicitações de Auditoria, na forma e no prazo definidos pela Controladoria-Geral da União.
§ 1º A Assessoria Especial de Controle Interno coordenará e monitorará o cumprimento das diretrizes e determinações constantes dos normativos que regulamentam Auditoria Anual de Contas.
§ 2º A Assessoria Especial de Controle Interno deverá coordenar e acompanhar todas as tratativas realizadas com o órgão de controle ao longo do processo de Auditoria Anual de Contas.
Art. 20. O encaminhamento dos conteúdos elaborados em resposta às Solicitações de Auditoria e subsídios para a Prestação de Contas do Presidente da República deverá seguir o disposto nos artigos 12 e 13 desta Portaria nº que se refere a prazos internos, responsáveis pela anuência das informações prestadas e interlocução interna para tratamento da demanda apresentada, respectivamente.
Parágrafo único. A Assessoria Especial de Controle Interno poderá fixar calendário interno específico para produção das informações, de acordo com a demanda apresentada.
CAPÍTULO VII
DOS SISTEMAS ELETRÔNICOS DOS ÓRGÃOS DE CONTROLE
Art. 21. As recomendações e determinações decorrentes de ações de controle realizadas pelo Tribunal de Contas da União no Conecta-TCU ou pela Controladoria-Geral da União no e-Aud, ou em sistemas que venham a sucedê-los, serão respondidas pela unidade auditada nos respectivos sistemas, salvo nas situações de inviabilidade operacional dos próprios, quando não se tratar de demandas endereçadas ao Gabinete da Ministra e/ou Secretária-Executiva, as quais serão de responsabilidade da Assessoria Especial de Controle Interno.
§ 1º As unidades auditadas deverão estabelecer rotina de acompanhamento das recomendações e determinações que se encontram registradas nos sistemas mencionados no caput sob sua responsabilidade.
Art. 22. A habilitação de usuário gestor ocorrerá conforme divisão existente nos sistemas e-Aud ou Conecta-TCU e, na inexistência de usuário gestor, a Assessoria Especial de Controle Interno poderá atribuir este perfil, conforme indicação da unidade correspondente.
Parágrafo único. Cabe ao usuário gestor realizar o cadastro dos demais usuários de sua unidade, atribuir os respectivos perfis e manter a lista de usuários atualizada.
CAPÍTULO VIII
DOS INTERLOCUTORES
Art. 23. Os órgãos de assistência direta e imediata à Ministra, bem como os órgãos específicos singulares, até o nível de Secretaria Nacional, deverão designar um interlocutor e um substituto, lotado preferencialmente no gabinete da unidade designadora, para desempenhar as seguintes atividades, entre outras:
I – recepcionar a demanda, analisar seu conteúdo e identificar a unidade responsável pelo atendimento;
II – distribuir a demanda à unidade ou ao servidor responsável pela manifestação, com a expressa indicação do prazo de atendimento;
III – acompanhar o cumprimento dos prazos e das prorrogações solicitadas;
IV – verificar se as respostas atendem aos requisitos de concisão, coerência, clareza, completude e ciência do órgão demandado ou da unidade hierarquicamente superior;
V – acompanhar os sistemas Conecta-TCU e e-Aud, com vistas a assegurar o pleno atendimento das demandas;
VI – instituir e manter controles administrativos e rotinas próprios para gerenciamento das demandas que tratam esta Portaria; e
VII – atuar como representante nas comunicações com a Assessoria Especial de Controle Interno.
§ 1º Nos casos em que a demanda versar sobre assunto de competência de mais de uma área, o interlocutor lotado na unidade de hierarquia superior comum coordenará as providências ao encaminhamento da resposta.
§ 2º A unidade responsável pelo tratamento da demanda e fornecimento de resposta, deverá, quando não tiver sido feito, observar a necessidade de classificar o nível de acesso do processo, quando se tratar de assunto sigiloso ou sensível, restringindo o processo ou o documento SEI, sempre que houver fundamento legal.
§ 3º As alterações de interlocutores efetuadas nos órgãos e unidades devem ser sempre comunicadas à Assessoria Especial de Controle Interno.
Art. 24. A AECI solicitará aos órgãos especificados no art. 23 a indicação do nome e do cargo do interlocutor designado e do substituto, no prazo de até 10 dias.
Art. 25. Esta Portaria entra em vigor em 01 de junho de 2023.
ANA BEATRIZ MOSER