DOU de 03/12/2019 (nº 233, Seção 1, pág. 3)
Institui a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal, dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, as Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal e o Conselho Nacional de Arquivos, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, caput, incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, decreta:
CAPÍTULO I
DA COMISSÃO DE COORDENAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS
Art. 1º - Fica instituída, no âmbito do Arquivo Nacional, a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal - Comissão de Coordenação do Siga, à qual compete:
I - propor diretrizes e normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos, no âmbito da administração pública federal;
II - orientar os órgãos integrantes do Siga quanto às modificações necessárias ao aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos e arquivos;
III - monitorar a aplicação das normas e seus resultados, com vistas à modernização e ao aprimoramento do Siga;
IV - fornecer informações sobre os órgãos setoriais e seccionais ao órgão central do Siga; e
V - assessorar o órgão central do Siga na execução de suas competências.
Parágrafo único - Compete ao Arquivo Nacional, na qualidade de órgão central do Siga, submeter as propostas de que trata o inciso I do caput, aprovadas pela Comissão de Coordenação do Siga, à aprovação do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
Art. 2º - A Comissão de Coordenação do Siga é composta:
I - pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá;
II - por representantes:
a) do Arquivo Nacional;
b) do órgão central do Sistema de Serviços Gerais; e
c) do órgão central do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação; e
III - pelos Presidentes das Subcomissões de Coordenação do Siga dos órgãos da administração pública federal.
§ 1º - Cada membro da Comissão de Coordenação do Siga terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.
§ 2º - O membro da Comissão de Coordenação do Siga de que trata a alínea "a" do inciso II do caput e respectivo suplente serão indicados pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e designados pelo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
§ 3º - Os membros da Comissão de Coordenação do Siga de que tratam as alíneas "b" e "c" do inciso II do caput e respectivos suplentes serão indicados pelo Ministro de Estado da Economia e designados pelo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
§ 4º - Os membros da Comissão de Coordenação do Siga de que trata o inciso III do caput e respectivos suplentes serão indicados pelos titulares dos órgãos que representam e designados pelo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
§ 5º - O Presidente da Comissão de Coordenação do Siga poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.
Art. 3º - A Comissão de Coordenação do Siga se reunirá em caráter ordinário semestralmente e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de dois terços dos membros.
§ 1º - O quórum de reunião da Comissão de Coordenação do Siga é de um terço dos membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.
§ 2º - Além do voto ordinário, o Presidente da Comissão de Coordenação do Siga terá o voto de qualidade em caso de empate.
Art. 4º - A Secretaria-Executiva da Comissão de Coordenação do Siga será exercida pelo Arquivo Nacional.
Art. 5º - É vedada a divulgação das discussões em curso na Comissão de Coordenação do Siga sem anuência prévia do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
Art. 6º - As Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal - Subcomissões de Coordenação do Siga serão instituídas no âmbito dos órgãos setoriais do Siga, com o objetivo de:
I - propor as modificações necessárias ao aprimoramento dos mecanismos de gestão de documentos e arquivos à Comissão de Coordenação do Siga;
II - avaliar a aplicação das normas e seus resultados no âmbito setorial e seccional e propor os ajustes necessários, com vistas à modernização e ao aprimoramento do Siga; e
III - implementar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos e arquivos nos âmbitos setorial e seccional.
§ 1º - Cada Subcomissão de Coordenação do Siga será composta por um representante:
I - do respectivo órgão setorial, que a presidirá; e
II - de cada um dos órgãos seccionais.
§ 2º - Os membros da Subcomissão de Coordenação do Siga serão indicados pelos titulares dos órgãos ou das entidades que representam.
§ 3º - As Subcomissões de Coordenação do Siga se reunirão em caráter ordinário semestralmente e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de dois terços dos membros.
§ 4º - O quórum de reunião das Subcomissões de Coordenação do Siga é de um terço de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.
Art. 7º - Os membros da Comissão de Coordenação do Siga e das Subcomissões de Coordenação do Siga que se encontrarem no Distrito Federal se reunirão presencialmente e os membros que se encontrem em outros entes federativos participarão da reunião por meio de videoconferência.
Art. 8º - A participação na Comissão de Coordenação do Siga e nas Subcomissões de Coordenação do Siga será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.
CAPÍTULO II
DA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Art. 9º - Serão instituídas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal, órgãos técnicos com o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação para garantir a sua destinação final, nos termos da legislação vigente e das normas do Siga, com as seguintes competências:
I - elaborar os códigos de classificação de documentos e as tabelas de temporalidade e destinação de documentos, que são instrumentos técnicos de gestão relativos às atividades-fim de seus órgãos e entidades e submetê-los à aprovação do Arquivo Nacional;
II - aplicar e orientar a aplicação do código de classificação de documentos e a tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio da administração pública federal e de suas atividades-fim aprovada pelo Arquivo Nacional;
III - orientar as unidades administrativas do seu órgão ou entidade, analisar, avaliar e selecionar o conjunto de documentos produzidos e acumulados pela administração pública federal, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor;
IV - analisar os conjuntos de documentos para a definição de sua destinação final, após a desclassificação quanto ao grau de sigilo; e
V - observado o disposto nos incisos I e II, submeter as listagens de eliminação de documentos para aprovação do titular do órgão ou da entidade.
Parágrafo único - As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos serão instituídas por ato dos titulares dos órgãos ou das entidades.
Art. 10 - A autorização para a eliminação de documentos de que trata o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ocorrerá por meio da aprovação das tabelas de temporalidade e destinação de documentos do órgão ou da entidade pelo Arquivo Nacional, condicionada ao cumprimento do disposto nos incisos I, II e V do caput do art. 9º.
Parágrafo único - A eliminação de documentos públicos será efetuada de forma que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.
Art. 11 - As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos serão compostas pelos seguintes servidores do órgão ou da entidade:
I - servidor arquivista ou servidor responsável pelos serviços arquivísticos, que a presidirá; e
II - servidores das unidades organizacionais às quais se referem os conjuntos de documentos a serem avaliados e destinados para guarda permanente ou eliminação.
§ 1º - Cada membro da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.
§ 2º - Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos serão designados pelo titular do órgão ou da entidade dentre os seus servidores.
§ 3º - A Secretaria-Executiva da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será exercida por um dos servidores a que se refere o inciso II do caput.
§ 4º - O Presidente de cada Comissão Permanente de Avaliação de Documentos poderá convidar representantes de outros órgãos e entidades públicos ou privados e especialistas na matéria em discussão para participar das reuniões, sem direito a voto.
Art. 12 - A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos se reunirá em caráter ordinário, no mínimo, semestralmente e em caráter extraordinário sempre que convocada por seu Presidente ou por solicitação de um terço dos membros.
§ 1º - O quórum de reunião da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos é de maioria absoluta de seus membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.
§ 2º - Além do voto ordinário, o Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos terá o voto de qualidade em caso de empate.
Art. 13 - A participação na Comissão Permanente de Avaliação de Documentos será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada.
Art. 14 - Os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos que se encontrarem no mesmo ente federativo da reunião participarão presencialmente e os membros que se encontrem em outros entes federativos participarão da reunião por meio de videoconferência.
CAPÍTULO III
DAS ALTERAÇÕES DOS DECRETOS Nº 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003, E Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002
Art. 15 - A ementa do Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, passa a vigorar com as seguintes alterações:
"Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da administração pública federal." (NR)
Art. 16 - O Decreto nº 4.915, de 2003, passa a vigorar com as seguintes alterações:
"Art. 1º - As atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal ficam organizadas sob a forma de sistema denominado Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - Siga.
§ 1º - Para fins do disposto neste Decreto, considera-se arquivo o conjunto de documentos produzidos e recebidos pela administração pública federal, em decorrência do exercício de atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
....................................................................................................." (NR)
"Art. 2º - ....................................................................................
I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos arquivos e às informações neles contidas, de forma ágil e segura, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições legais;
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;
III - divulgar normas relativas à gestão e à preservação de documentos e arquivos;
...................................................................................................
VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal; e
VIII - fortalecer os serviços arquivísticos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com vistas à racionalização e eficiência de suas atividades." (NR)
"Art. 3º - .....................................................................................................
....................................................................................................................
II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos nos órgãos e nas entidades da administração pública federal; e
III - como órgãos seccionais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos nas entidades vinculadas aos órgãos da administração pública federal." (NR)
"Art. 4º - .................................................................................................
I - planejar, coordenar e supervisionar os assuntos relativos ao Siga, em conjunto com a Comissão de Coordenação do Siga;
II - definir, elaborar e divulgar as diretrizes e as normas gerais relativas à gestão de documentos e arquivos a serem implementadas nos órgãos e nas entidades da administração pública federal, com apoio da Comissão de Coordenação do Siga;
III - editar normas para regulamentar a padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de gestão de documentos, independentemente do suporte da informação ou da natureza dos documentos;
IV - orientar a implementação, a coordenação e o controle das atividades e das rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais;
V - divulgar normas técnicas e informações para o aprimoramento do Siga junto aos órgãos setoriais e seccionais;
VI - promover cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; e
VII - promover a capacitação, o aperfeiçoamento e o treinamento dos servidores que atuam na gestão de documentos e arquivos." (NR)
"Art. 5º - .....................................................................................................
I - implementar e coordenar as atividades de gestão de documentos e arquivos, em seu âmbito de atuação e dos órgãos seccionais do Siga;
II - coordenar as rotinas de trabalho, no seu âmbito de atuação e dos órgãos seccionais do Siga, com vistas à padronização dos procedimentos técnicos relativos à gestão de documentos arquivísticos;
......................................................................................................................
VII - proporcionar a capacitação, o aperfeiçoamento e o treinamento aos servidores que atuam nos serviços arquivísticos e garantir sua atualização." (NR)
Art. 17 - O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, passa a vigorar com as seguintes alterações:
"Art. 1º - O Conselho Nacional de Arquivos - Conarq, órgão colegiado instituído no âmbito do Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados." (NR)
"Art. 2º - ......................................................................................................
...................................................................................................................
III - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública atos normativos necessários ao aprimoramento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;
...................................................................................................................
V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito federal, estadual, distrital e municipal, produzidos ou recebidos pelo Poder Público;
....................................................................................................................
X - propor ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública a declaração de interesse público e social de arquivos privados;
.......................................................................................................................
XIV - manter, por meio do Arquivo Nacional, intercâmbio com outros colegiados e instituições, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;
XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e informática;
XVI - propor a celebração, por meio do Arquivo Nacional, de acordos, convênios, parcerias e termos de cooperação técnica com órgãos e entidades públicas e privadas em matéria de interesse mútuo; e
XVII - editar orientações técnicas para a implementação da política nacional de arquivos, por meio de resolução." (NR)
"Art. 2º-A - Compete ao Arquivo Nacional, quanto à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados, no âmbito da administração pública federal:
I - celebrar acordos, convênios, parcerias e termos de cooperação com órgãos e entidades públicas e privadas em matéria de interesse mútuo;
II - propor atos normativos ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública relativos ao aprimoramento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados;
III - fornecer subsídios para o arquivamento de documentos públicos em meio eletrônico, óptico ou equivalente, observado a legislação; e
IV - estabelecer as diretrizes para a preservação e o acesso aos documentos públicos, independentemente de sua forma ou natureza." (NR)
"Art. 3º - ....................................................................................................
....................................................................................................................
III - um representante do Poder Judiciário federal;
....................................................................................................................
V - um representante dos arquivos públicos estaduais e distrital;
VI - um representante dos arquivos públicos municipais;
VII - um representante de associações de arquivistas; e
VIII - quatro representantes de instituições de ensino e pesquisa, organizações ou instituições com atuação na área de tecnologia da informação e comunicação, arquivologia, história ou ciência da informação.
§ 1º - Cada membro do Conarq terá um suplente, que o substituirá em suas ausências e impedimentos.
§ 2º - Os membros do Conarq e respectivos suplentes serão indicados:
I - na hipótese do inciso II do caput:
a) um pelo Ministro de Estado da Economia; e
b) um pelo Ministro de Estado Chefe da Secretaria-Geral da Presidência da República;
II - na hipótese do inciso III do caput, pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal;
III - na hipótese do inciso IV do caput:
a) um pelo Presidente da Câmara dos Deputados; e
b) um pelo Presidente do Senado Federal; e
IV - nas hipóteses dos incisos V a VIII do caput, por meio de seleção pública realizada nos termos do disposto em ato do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
§ 3º - Os membros do Conarq e respectivos suplentes serão designados pelo Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
§ 4º - Os membros do Conarq de que tratam os incisos VII e VIII do caput e respectivos suplentes terão mandato de dois anos.
................................................................................................................................." (NR)
"Art. 5º - ......................................................................................................................
§ 1º - O Conarq funcionará junto ao Arquivo Nacional.
§ 2º - As reuniões do Conarq serão realizadas preferencialmente por meio de videoconferência." (NR)
"Art. 6º - O quórum de reunião do Conarq é de maioria absoluta dos membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.
Parágrafo único - Além do voto ordinário, o Presidente do Conarq terá o voto de qualidade em caso de empate." (NR)
"Art. 7º - O Conarq poderá instituir câmaras técnicas consultivas com a finalidade de auxiliar o Conselho a elaborar estudos e propostas normativas e propor soluções para questões da política nacional de arquivos públicos e privados e do funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos.
§ 1º - As câmaras técnicas consultivas serão compostas na forma de ato do Conarq e seus membros poderão ser conselheiros do Conarq ou especialistas convidados.
§ 2º - Os membros das câmaras técnicas consultivas serão designados pelo Presidente do Conarq, ad referendum do Conselho.
§ 3º - As câmaras técnicas do Conarq:
I - não poderão ter mais de cinco membros;
II - terão caráter temporário e duração não superior a um ano; e
III - estão limitadas a cinco operando simultaneamente.
§ 4º - Os membros das câmaras técnicas que se encontrarem no Distrito Federal ou no Rio de Janeiro, a depender do local de realização da reunião, participarão de forma presencial e os membros que se encontrem em outros entes federativos participarão da reunião por meio de videoconferência." (NR)
"Art. 7º-A - Fica instituída a Comissão de Avaliação de Acervos Privados, no âmbito do Conarq, de caráter permanente, à qual compete:
I - receber as propostas de declaração de interesse público e social de acervos privados e instruir o processo de avaliação;
II - convidar especialistas para análise do acervo privado, quando necessário;
III - emitir parecer conclusivo sobre o interesse público e social do acervo privado para apreciação pelo Plenário do Conarq; e
IV - subsidiar o monitoramento dos acervos declarados como de interesse público e social pelo Poder Executivo federal.
§ 1º - A Comissão de Avaliação de Acervos Privados terá de três a cinco membros e respectivos suplentes, nos termos do disposto em ato do Conarq.
§ 2º - Os membros da Comissão de Avaliação de Acervos Privados e respectivos suplentes, incluído o seu Presidente:
I - poderão ser conselheiros do Conarq ou especialistas convidados; e
II - serão designados pelo Presidente do Conarq, ad referendum do Conselho.
§ 3º - A Comissão de Avaliação de Acervos Privados se reunirá em caráter ordinário sempre que houver solicitação para análise de acervo privado e por convocação do seu Presidente e em caráter extraordinário por convocação do seu Presidente ou solicitação de seus membros.
§ 4º - O quórum de reunião da Comissão de Avaliação de Acervos Privados é de maioria absoluta dos membros e o quórum de aprovação é de maioria simples.
§ 5º - Além do voto ordinário, o Presidente da Comissão de Avaliação de Acervos Privados terá o voto de qualidade em caso de empate.
§ 6º - A Secretaria-Executiva da Comissão de Avaliação de Acervos Privados será exercida pelo Arquivo Nacional.
§ 7º - Os membros da Comissão de Avaliação de Acervos Privados que se encontrarem no Distrito Federal se reunirão presencialmente no Arquivo Nacional e os membros que se encontrem em outros entes federativos participarão da reunião por meio de videoconferência.
§ 8º - A participação na Comissão de Avaliação de Acervos Privados será considerada prestação de serviço público relevante, não remunerada." (NR)
"Art. 9º-A - O Presidente do Conarq encaminhará relatório anual das atividades do Conarq ao Ministro da Justiça e Segurança Pública." (NR)
"Art. 13 - ....................................................................................................................
..........................................................................................................................................
XII - possibilitar a participação de especialistas de órgãos e entidades, públicos e privados, nas câmaras técnicas e na Comissão de Avaliação de Acervos Privados; e
................................................................................................................................." (NR)
"Art. 20 - Após nomeação dos inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para órgãos e entidades extintos, o Ministério da Economia solicitará ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado, nos termos do disposto no § 2º do art. 7º da Lei nº 8.159, de 1991." (NR)
"Art. 21 - O Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública, mediante proposta do Arquivo Nacional, editará instrução a respeito dos procedimentos a serem observados pelos órgãos e pelas entidades da administração pública federal, para a execução das medidas constantes desta Seção." (NR)
"Art. 22 - Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por ato do Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública.
................................................................................................................................." (NR)
"Art. 23 - A Comissão de Avaliação de Acervos Privados, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação relativa à declaração de interesse público e social de arquivos privados, acompanhada de parecer, para deliberação do Conselho Nacional de Arquivos.
§ 1º - O parecer será instruído com avaliação técnica da Comissão de Avaliação de Acervos Privados de que trata o art. 7º-A.
§ 2º - Da decisão do Conarq caberá recurso ao Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública, na forma prevista na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999." (NR)
"Art. 30 - O Ministro de Estado da Justiça e Segurança Pública poderá editar normas complementares à execução do disposto neste Decreto." (NR)
CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 18 - Os atuais membros do Conarq designados com fundamento nos incisos VII e VIII do caput do art. 3º do Decreto nº 4.073, de 2002, com a redação anterior às alterações promovidas por este Decreto, manterão seus mandatos, excepcionalmente, até 31 de março de 2020.
Art. 19 - Ficam revogados:
I - os art. 6º, art. 7º, art. 8º e art. 11 do Decreto nº 4.915, de 2003;
II - os seguintes dispositivos do Decreto nº 4.073, de 2002:
a) os incisos IX e X do caput do art. 3º;
b) o parágrafo único do art. 7º;
c) os art. 8º e art. 18;
d) o § 3º do art. 23; e
e) art. 31;
III - o parágrafo único do art. 15 do Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996; e
IV - o inciso V do caput do art. 51 do Anexo I ao Decreto nº 9.662, de 1º de janeiro de 2019.
Art. 20 - Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Brasília, 2 de dezembro de 2019; 198º da Independência e 131º da República
JAIR MESSIAS BOLSONARO
Sérgio Moro