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MINISTÉRIO DA DEFESA COMANDO DA AERONÁUTICA GABINETE DO COMANDANTE

PORTARIA Nº 582, DE 12 DE ABRIL DE 2019

MINISTÉRIO DA DEFESA

COMANDO DA AERONÁUTICA

GABINETE DO COMANDANTE

DOU de 15/04/2019 (nº 72, Seção 1, pág. 11)

Dispõe sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Comando da Aeronáutica e dá outras providências.

O COMANDANTE DA AERONÁUTICA, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso XIV do art. 23 da Estrutura Regimental do Comando da Aeronáutica, aprovada pelo Decreto nº 6.834, de 30 de abril de 2009, e o art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, tendo em vista o disposto no Processo nº 67401.002351/2019-21, procedente do Comando-Geral do Pessoal, resolve:

Art. 1º - A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Comando da Aeronáutica (CPADAER), instituída pela Portaria nº 732/GC3, de 12 de agosto de 2003, tem por finalidade orientar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do Comando da Aeronáutica ( COMAER).

Art. 2º - A CPADAER será presidida pelo Chefe do Estado-Maior do Comando- Geral do Pessoal (EMGEP), terá como secretário o Diretor do Centro de Documentação da Aeronáutica (CENDOC) e será composta por representantes, oficiais superiores ou civis assemelhados, designados pelos respectivos Comandantes, Chefes ou Diretores das seguintes Organizações Militares (OM) do COMAER:

I - Estado-Maior da Aeronáutica (EMAER);

II - Comando-Geral de Apoio (COMGAP);

III - Comando de Preparo (COMPREP);

IV - Comando-Geral do Pessoal (COMGEP);

V - Departamento de Ciência e Tecnologia Aeroespacial (DCTA);

VI - Departamento de Controle do Espaço Aéreo (DECEA);

VII - Secretaria de Economia, Finanças e Administração da Aeronáutica ( SEFA);

VIII - Instituto Histórico-Cultural da Aeronáutica (INCAER);

IX - Gabinete do Comandante da Aeronáutica (GABAER);

X - Centro de Inteligência da Aeronáutica (CIAER); e

XI - Centro de Documentação da Aeronáutica (CENDOC).

§ 1º - A Consultoria Jurídica Adjunta do Comando da Aeronáutica (COJAER) designará um representante, que será membro efetivo da Comissão.

§ 2º - O CENDOC exercerá a função de Secretaria da CPADAER.

§ 3º - Com exceção do INCAER, o GABAER representará, também, os demais Órgãos de Assistência Direta e Imediata ao Comandante da Aeronáutica.

§ 4º - Dada a natureza técnica dos trabalhos cometidos à CPADAER, os representantes mencionados nos incisos e parágrafos acima deverão ser oficiais superiores ou civis assemelhados que, preferencialmente, tenham expectativa de permanência de, pelo menos, dois anos na respectiva OM, após sua designação para a Comissão, sendo desejável, também, que tenham formação na área de Arquivologia ou Biblioteconomia.

§ 5º - Caso o oficial ou civil assemelhado, representante de uma OM, não possua a formação mencionada no § 4º, a OM deverá designar, adicionalmente, um outro oficial ou civil assemelhado, com formação na área de Arquivologia ou Biblioteconomia, para assessorar o representante da OM.

§ 6º - Os profissionais das especialidades de Arquivologia ou Biblioteconomia que estiverem assessorando os representantes das OM também serão componentes da Comissão, devendo participar das reuniões.

Art. 3º - Para a consecução de sua finalidade, compete à CPADAER:

I - definir procedimentos, emitindo instruções sobre as atividades de sua responsabilidade, para o seu funcionamento e das Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SPADAER); e

II - homologar as listagens de eliminação de documentos elaboradas pelas SPADAER, após análise e aprovação pelo CENDOC.

Art. 4º - As SPADAER serão instituídas por ato dos Comandantes, Chefes, Diretores e Secretários das respectivas Organizações Militares, segundo os níveis e critérios abaixo estabelecidos:

I - nível A - nos Órgãos constantes dos incisos I a XI do art. 2º desta Portaria, sendo compostas por oficial ou civil assemelhado da CPADAER, formado na área de Arquivologia ou Biblioteconomia, e por outros oficiais, suboficiais, sargentos ou civis assemelhados designados; e

II - nível B - nas demais OM, sendo compostas por um oficial ou civil assemelhado, que atuará como Presidente da Subcomissão, e por outros oficiais, suboficiais, sargentos ou civis assemelhados designados ou civis assemelhados designados.

§ 1º - Preferencialmente, os componentes da SPADAER deverão ter uma expectativa de permanência de, pelo menos, dois anos na respectiva OM, após sua designação para a Comissão, sendo mandatória a participação de componente do setor de protocolo e arquivo da OM.

§ 2º - As SPADAER poderão ter, em sua composição e sob a supervisão de um oficial, suboficial ou sargento, praças de menor graduação (Cabos e Soldados), desde que para desempenhar função que não envolva análise documental.

Art. 5º - À SPADAER compete:

I - seguir as instruções expedidas pela CPADAER, quando na execução de seus trabalhos;

II - analisar e identificar os conteúdos dos vários tipos de documentos de arquivo, dentro de sua área de atuação, atribuindo-lhes os códigos de classificação correspondentes aos assuntos;

III - observar os respectivos prazos de guarda dos documentos e sua destinação final (permanência ou eliminação), tendo por base os seus conteúdos, obedecendo à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo;

IV - elaborar as listagens de eliminação de documentos e encaminhá-las para o CENDOC, via email funcional, entre 1º dezembro e 31 de maio do ano subsequente;

V - promover a gestão de documentos na OM respectiva;

VI - difundir, no âmbito de sua competência, as diretrizes e as normas estabelecidas pela CPADAER, zelando pelo fiel cumprimento;

VII - encaminhar ao CENDOC, quando necessário, as propostas de atualização do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo;

VIII - publicar no Boletim Interno da respectiva OM a Portaria com os nomes dos membros designados para compor a SPADAER e, obrigatoriamente, encaminhá-la ao CENDOC, via email funcional; e

IX - reunir-se, obrigatoriamente, quando convocado pelo Presidente da SPADAER.

Parágrafo único - Após a autorização final da Listagem de Eliminação de Documentos, compete, ainda, à SPADAER:

I - produzir e publicar Edital de Ciência de Eliminação de Documentos;

II - proceder à eliminação por fragmentação mecânica após a publicação do edital e elaboração do termo; e

III - elaborar Termo de Eliminação de Documentos.

Art. 6º - Ao CENDOC, I - propor à CPADAER a expedição de instruções pertinentes às atividades daquela Comissão, bem como outras medidas necessárias para a consecução dos seus objetivos;

II - assessorar e propiciar, no âmbito de suas atividades específicas, o suporte técnico-especializado para o desenvolvimento dos trabalhos da CPADAER;

III - orientar as SPADAER quanto à aplicação do Código de Classificação de Documentos e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo;

IV - analisar as listagens de eliminação de documentos propostas pelas SPADAER;

V - estabelecer e manter ligação com o Arquivo Nacional, bem como encaminhar àquele órgão os documentos previstos na legislação em vigor;

VI - encaminhar ao Arquivo Nacional as Listagens de Eliminação de Documentos homologadas pela CPADAER;

VII - encaminhar à SPADAER a LED após a eliminação dos documentos, para arquivamento; e

VIII - estimular a implantação de uma mentalidade de classificação, avaliação e eliminação de documentos, quando for o caso.

§ 1º - O CENDOC poderá atender a solicitações quanto a dirimir eventuais dúvidas acerca da classificação, avaliação e eliminação de documentos.

§ 2º - O Arquivo Nacional, órgão responsável pela gestão de documentos produzidos pela Administração Pública Federal, é a instituição competente para, no âmbito do COMAER, autorizar a eliminação de documentos após a elaboração, aprovação e homologação das listagens de eliminação de documentos do COMAER.

Art. 7º - Os nomes dos membros indicados pelas OM mencionadas no art. 2º serão publicados no Boletim do Comando da Aeronáutica e transcritos no Boletim Interno da respectiva Organização.

Art. 8º - Os procedimentos pertinentes ao processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no âmbito do COMAER, visando à identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos documentos destituídos de valor histórico e probatório, bem como as normas para funcionamento da CPADAER e das SPADAER, serão definidos por intermédio de publicações oficiais.

Parágrafo único - Caberá ao CENDOC elaborar e propor as publicações referidas no caput, sendo da competência do Presidente da CPADAER aprová-las.

Art. 9º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 10 - Revoga-se a Portaria nº 452/GC3, de 18 de abril de 2016, publicada no Diário Oficial da União nº 75, de 20 de abril de 2016.

Ten Brig Ar ANTONIO CARLOS MORETTI BERMUDEZ

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