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Doutrina

Gestão do ciclo de vida dos contratos - Contratos: Gerando valor para as empresas


Autor:
SILVA, Fabiano José da

Resumo: O intuito deste trabalho foi mostrar como a GCVC (Gestão do ciclo de vida dos contratos), auxilia as empresas no resultado, controle e lucratividade através de seus diversos contratos. A abordagem foi desenvolvida a partir da pesquisa bibliográfica do tema. Para tanto houve o estudo de livros e artigos, dentre outros, que subsidiaram a reflexão dos processos envolvidos na gestão de contratos. A seguir apresentamos um breve histórico sobre a origem dos contratos e sua importância na sociedade, e por fim, apresentamos os conceitos e processos envolvidos na gestão do ciclo de vida do contrato.

1 Introdução

Este trabalho contribui para a divulgação do estudo da GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) como ferramenta de controle e aumento da lucratividade na gestão de contratos dentro das organizações, sendo o contrato um instrumento que auxilia a circulação de riquezas, as empresas utilizam dos contratos para estabelecer parcerias empresariais.

Com a importância dos contratos nas atividades empresariais, o tema sobre a gestão de contratos é pouco explorado, surgindo daí a necessidade de implementar estudos de melhoria de processo dentro das empresas e uma melhor forma de controle com visão de negócios. Havendo um desconhecimento em como as empresas devem iniciar a GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) e como diversos contratos são realizados pelas áreas das empresas, surge à dificuldade que as organizações encontram em controlar os documentos e seus serviços, propomos a análise da GCVC.

Com o objetivo de estabelecer uma integração entre os diversos setores das organizações para melhorar o controle, diminuir riscos financeiros e jurídicos, a GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos), surge como ferramenta desta atividade, onde auxilia a comunicação de todas as áreas envolvidas e estabelecendo padrão a serem aceitos por empresas que anseia em manter as parcerias empresariais e a certeza de que os serviços serão realizados dentro da forma e do prazo estabelecidos.

Este trabalho é importante, pois serve como base de estudo e pesquisa para o tema da GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) e a sua contribuição para melhorar o controle e o aumento da lucratividade nas empresas. Embora existam diversos livros que abordam os tipos de contratos, poucos autores abordam a GCVC como ferramenta capaz de auxiliar as empresas a verem contratos com foco em negócios.

Frente ao exposto, questiona-se como a GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) auxiliam as empresas a melhorarem seus resultados? Tudo indica que com uma boa ferramenta de gestão de contratos o resultado esperado é atendido com qualidade e com custos reduzidos a organização e com um diferencial em relação ao mercado.

2 Breve Histórico sobre a Origem e a Transformação do Contrato na Sociedade

Apontar o surgimento dos contratos não é algo fácil de relatar, mas desde que o homem convive em sociedade, percebemos a utilização de contratos. O código de Hamurabi é um dos mais antigos documentos jurídicos e foi importante para a história dos direitos babilônicos, para o direito asiático e para o direito hebreu sendo o Pe. Vicent Scheil o primeiro tradutor e divulgador e contém disposições sobre os aspectos da vida da sociedade babilônica. (VIEIRA; JAIR, 2011).

"[...] Compunha-se de 282 artigos, 33 dos quais se perderam devido à deterioração da coluna de pedra basáltica onde estavam inscritos em caracteres cuneiformes gravados em uma estela de diorito negro com 2,25m de altura, 1,60m de circunferência e 2,00m de base, achada na cidade de Susa, na Pérsia, por uma expedição francesa chefiada pelo arqueólogo Jaques de Morgan; encontra-se hoje no museu de Louvre, em Paris."(1)

O código de Manu, com o cálculo aproximadamente de 1300 a 800 a.c, pode ser considerado o mais antigo legislador do mundo, o código é redigido de forma política e criativa, sendo Manu de acordo com a lenda filho de Brahma com um uma mulher chamada Savasti. (VIEIRA; JAIR, 2011).

"Redigido em forma poética e criativa, as regras no Código de Manu são expostas em versos. Cada regra consta de dois versos cuja metrificação, segundo os indianos, teria sido inventada por um santo ermita chamado Valmiki, em torno do ano 1500 a.C."(2)

Conhecida como Lex ou Legis XII Tabularum 462 a.c, as leis das XII tábuas que por proposta de Tarentílo Arsa, nomeou uma comissão encarregada de redigir uma lei, sendo uma das primeiras leis que eliminara as diferenças de classes (VIEIRA; JAIR, 2011).

"O seu grande valor consiste em ter sido uma das primeiras leis que ditava normas eliminando as diferenças de classes, isto em função de as leis do período monárquico não mais se adaptarem à nova forma de governo, isto é, à República, e por ter sido a que deu origem ao Direito Civil e as ações da lei."(3)

Passando para o período do Império Romano que se baseava na propriedade, que "o direito desenvolveu-se em Roma, porque o comportamento social era um dos mais graves problemas do vasto império, a sociedade era dominada pelos patrícios e as redações das normas criadas refletiam no interesse da classe dominante". (COTRIM; GILBERTO apud MIGUEL; PAULA, 2006, p.23).

Com o fim do império romano o feudalismo toma a Europa em pequenos senhorios economicamente autossuficiente, ficando o direito adstrito às relações feudo-vassalicas e o costume passa a ser a fonte do direito feudal. (MIGUEL; PAULA, 2006).

Nesse mesmo período o cristianismo cresce e são difundidos por toda a Europa, e com o poder da Igreja os tribunais passaram a serem pressionados a julgarem a partir do direito canônico, pois era considerados desígnios de Deus sem questionamento dos homens e determinava de que modo os litígios seriam solucionados (MIGUEL; PAULA, 2006).

O fim do feudalismo é marcado com a monopolização do direito pela Igreja e com o surgimento de uma nova classe social a burguesia que tinha o comércio como atividade.

"A burguesia era portadora de umas novas propostas de organização social e econômica, mas não contava com poder político para impor seu próprio projeto ao conjunto da sociedade. A fragmentação feudal do poder revelara-se um obstáculo à livre expansão de suas atividades econômicas."(4)

Com a ascensão da burguesia enriquecida pelas atividades comerciais, nos Estados Gerais e que mais tarde transformou-se em Assembleia Constituinte, na França, o liberalismo tornou-se a doutrina da monarquia agora limitada. (STRECK E MORAIS, 2010) "Liberalismo é uma doutrina do Estado limitado tanto com respeito aos seus poderes quanto as suas funções" (BOBBIO apud STRECK E MORAIS; 2010, p. 57). Em 1789, iniciou-se a Revolução Francesa que com a tomada do poder pela burguesia, colocou-se fim na monarquia (MIGUEL; PAULA, 2006).

Na Revolução Industrial, mudou-se o sistema de produção agrária para produção industrial, mudou-se também a forma de contratar, que passou de personalizada para massificada, onde os contratos tornaram-se o objeto de poder e expressão. De acordo com a autora, os contratos sofreram mutações no tempo de acordo com o momento político e econômico e identificar essas mudanças, auxiliará a entender que ainda hoje, existe necessidade de alteração. O direito contratual foi dividido em quatro partes, sendo eles: a fase medieval, a fase liberal, a fase publicista e a fase reliberalizante (MIGUEL; PAULA, 2006).

A fase medieval, inicialmente não havia contrato como categoria geral e abstrata e o acordo de vontades não era o gerador de obrigações, mas apenas uma observância de formalidades e existia a exigência de formalismos exagerados para que assim o contrato cumprisse seus efeitos. (MIGUEL; PAULA, 2006)

Tendo início no século XVIII, a fase liberal é marcada pelo individualismo e pelo voluntarismo e apresenta a concepção clássica dos contratos como acordo de vontades por meio do qual as pessoas formam um vinculo jurídico. A autora cita as seis manifestações da liberdade que foram consagradas nesse período.

"[...] a liberdade de contratar, ou deixar de contratar; a liberdade de escolher o outro contratante; a liberdade de celebrar contratos atípicos; a liberdade de determinar as cláusulas do contrato; a liberdade de negociar o conteúdo do contrato; a liberdade de modificar o regime legal do contrato."(5)

Com este propósito o indivíduo apenas firmava os contratos que lhe atendesse e não cabendo o Estado intervir nessa relação. A autora ainda diz:

"Não havia leis que impusessem determinado conteúdo aos contratos. Não havia juiz que alterasse o que foi pactuado pelas artes. Prevalecia sempre à vontade das partes e a interferência do aparato estatal limita-se basicamente a garantir tal prevalência."(6)

E com essa intervenção do Estado na economia, os contratos foram atingidos a fim de restabelecer a igualdade contratual, surge à fase publicista, onde cita Paula Castello.

"Dentre os interesses do Estado estava à diminuição das mazelas sociais causadas pelo liberalismo econômico. Essas mazelas, no campo eminentemente privado, tinham origem, em grande parte, na liberdade contratual. A suposta igualdade entre as partes do contrato, que acabaria por garantir a justiça contratual, foi desmitificada. Constatou-se que a parte economicamente mais forte impunha sua vontade, obrigando a parte contrária a firmar acordos em certos pontos desvantajosos."(7)

E com este novo cenário, ocorreu a diminuição da capacidade de negociações, com leis impondo cláusulas e condições para determinados contratos, com o surgimento de uma sociedade industrializada e a massificação de relações, nasce os contratos de adesão, onde uma das partes estabelece as condições e outra pessoa apenas adere a essa condição.

Com a pós-modernidade, entramos na fase reliberalizante em um mercado competitivo e globalizado. A autora cita Fabio Ulhoa:

"[...] Com o desenvolvimento da globalização da economia, os empresários procuram localizar seus estabelecimentos industriais em países de direito-custo mais atraente. Em vista disso, os interessados em atrair investimentos, como é o caso do Brasil, terão maior ou menor sucesso na medida em que os respectivos direitos passem a representar vantagens competitivas. Quanto maior a liberdade reconhecida pela ordem jurídica para os próprios agentes econômicos definirem, por contratos, seus direitos e obrigações, maior será a atração de investimentos. A globalização, assim, revigora a autonomia de vontade."(8)

Paula Castello Miguel explica que:

"O direito contratual enfrentará o desafio de conciliar necessidades opostas: proteção e liberdade. Há necessidades de oferecer proteção ao economicamente fraco e oferecer liberdade àquele que tem condições de negociar o contrato."(9)

3 Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos

Os contratos regem a vida em sociedade e as empresas utilizam dos contratos para fundamentar essas relações com diversos acordos de vontades, sendo que os contratos não estão entre as principais prioridades das empresas.

Sendo a abordagem de contrato com visão de negócios nova no cenário corporativo desde a década de 40, Ronald H. Coase, já salientava a importância dos contratos nas atividades empresariais e as empresas americanas começaram a implementar modelos de gestão de contratos empresariais, focando na melhoria de performance, redução de risco e aumento de conformidade, a gestão de contratos passa a ter abrangência corporativa e não apenas departamental (FREITAS; Walter, 2009).

"Em 2005, um relatório divulgado pelo Aberdeen Group e oferecido pelo fabricante de software I-many indicava a gestão de ciclo de vida dos contratos empresariais (CLM - Contract Lifecycle Management, em inglês) como uma nova disciplina de negócios."(10)

Atualmente é um grande desafio que as empresas enfrentam em como iniciar o processo da gestão de seus contratos, em 2007 alguns profissionais criaram a ANGC (Associação Nacional de Gestores de Contratações). Na primeira pesquisa foram levantadas as seguintes informações (FREITAS; Walter, 2009):

"1. Mais de 90% das empresas utilizam e-mail como uma das ferramentas para gestão de seus contratos;

2. Os dois principais desafios dos gestores de contratos são controle de prazos na contratação e integração das áreas envolvidas

3. As atividades puramente administrativas (formalização, renovação e reajuste) do contrato estão ocupando cerca de 10% do tempo de sua vigência."(11)

Feitas, ainda diz que para as empresas consigam um melhor controle e resultado em seus contratos, se faz necessários repensar a forma de trabalho com eles ao longo desta fase. (FREITAS; Walter, 2009).

"O Modelo GCVC, como a própria denominação descreve, é um modelo e não uma norma. É uma ferramenta para melhorar os processos e padronizar as atividades de gestão da contratação, gestão de contratos e gestão de fornecedores. Se preocupa fundamentalmente com a necessidade que levou a empresa a formalizar o contrato, muito além do que está descrito no próprio contrato."(12)

Para entender as etapas envolvidas no modelo GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos), Salu resume em quatro etapas:

"Etapa Pré contratação, que inicia quando o Gestor do Contrato define a necessidade de estabelecer uma relação comercial, e basicamente vai definir o que será contratado;

Etapa Contratação, que representa os processos do rito de formalização do contrato. Basicamente a concorrência e formalização do contrato;

Etapa Pré Execução, que partindo do instrumento formalizado, formaliza as responsabilidades dos envolvidos durante a execução do contrato: quem será responsável pela execução e aferição dos controles definidos no contrato, nas leis e normas correspondentes;

Etapa Execução, que é a materialização do objeto contratado de acordo com o pactuado e todas as obrigações acessórios que inclusive podem extrapolar a vigência contratual." (13)

A GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) é a compilação das melhores práticas utilizada no mercado americano conhecido como CLM (Contract Lifecycle Management), ela se torna aderente a realidade brasileira, respeitando o aspecto cultural e considerando as Leis brasileiras que envolva a administração publica. (SALU; Enio, 2016)

Freitas cita a pesquisa da ANGC (Associação Nacional de Gestores de Contratos), onde poucas empresas no mercado possui este controle, pois os contratos estão segmentados por toda a empresa e que as melhorias desse controle, permitirão que profissionais envolvidos com contratos, incluindo o corpo diretivo, terá uma visibilidade de seu portfólio de contratos, acompanhados com sua gestão e riscos associados (FREITAS; Walter, 2009).

Freitas ainda enfatiza: "Para melhorar este controle, é preciso que os recursos sejam utilizados conforme a necessidade e o orçamento da empresa, evitando a redundância de ferramentas ou falta de integração entre elas." (FREITAS; Walter, 2009. p.26) A aplicação de GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) requer que os processos de negócios da empresa estejam documentados e que os sistemas possam ser aderentes a essa mudança, pois haverá interação de diversas áreas para concretização do contrato. (FREITAS; Walter, 2009)

Sendo o sistema de gestão de ciclo de vida dos contratos um elemento conceito e visual, Freitas adverte o risco de sedução na aquisição de sistemas que não seja aderente a necessidade ao dia-a-dia e recomenda a avaliação dos seguintes pontos (FREITAS; Walter, 2014)

"identificação do legado de contratos que são os contratos ativos muitas vezes "perdidos" na gaveta dos gestores;

Alinhamento da área de gestão de contratos com a estratégia da empresa ou da sua área/departamento;

Analise e, se necessário, revisão de processos de negócios, papéis e atribuições e definições estabelecidas e relacionadas à contratação e a gestão dos contratos;

"Implementação de ferramenta de gestão de contratos, com o treinamento dos gestores envolvidos para que eles possam realizar suas atividades de forma adequada e eficaz."(FREITAS; Walter, 2014. P.185)

4 Conclusão

Diante do objetivo proposto neste trabalho, melhorando o controle e aumentando a lucratividade com a gestão de contratos, observou-se que a grande maioria dos negócios das empresas são realizados através de contratos, porém poucas empresas possuem uma gestão integrada com o processo de contratação.

A GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) mostra-se como ferramenta de alinhamento eficaz para a integração dos negócios empresariais, de divulgação das políticas organizacionais e de auxilio para um melhor desempenho da empresa.

Observou-se que as oportunidades que a GCVC (Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos) pode trazer as empresas, refletem em melhores contratações, contribuindo para o desempenho das atividades operacionais.

Sendo os contratos um reflexo dos negócios que ocorrem dentro das empresas, administrar este processo torna-se um diferencial organizacional, auxiliando com a redução de riscos e padronização dos documentos que são utilizados nos negócios empresariais.

Conclui-se que, é fundamental que os gestores percebam o valor da gestão de contratos com a interação dos negócios das empresas, mesmo com o passar dos tempos, com a expansão de mercados e com o avanço da tecnologia, os contratos torna-se um excelente termômetro para medir o avanço econômico de uma empresa, pois com os contratos sabemos que as empresas decidiram comprar ou vender e com isso promovendo as relações econômicas.

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Palavras-chaves: gestão de contratos. ciclo de vida dos contratos. Controle

Management Contract Lifecycle

Improving results and control of signings

The aim of this study was to show how GCVC ( Management contract life cycle ) , assists companies in search results and control and profitability through its various contracts. The approach was developed from the bibliographical research. For this was the study of books and articles , among others, that supported the reflection of the processes involved in contract management . The following is a brief history of the origin of the contracts and their importance in society , and finally present the concepts and processes involved in managing the contract lifecycle .

Keywords: contract management. life cycle of contracts. Control

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Referências

FREITAS, Walter. Gestão de Contratos: Melhores práticas voltadas aos contratos empresariais. São Paulo: Editora Atlas S.A, 2009

MIGUEL, Paula Castello. Contratos entre Empresas. São Paulo: Editora Revista dos Tribunais, 2006

VIEIRA, Jair Lot. Código de Hamurabi: Código de Manu, excertos (livros oitavo e nono): Lei das XII Tábuas. 3. ed. : Edipro, 2011.

STRECK, Luiz Lênio e MORAIS, B. Luis José. Ciência Política e Teoria do Estado. 7. ed. São Paulo: Livraria do Advogado, 2010

SALU, Enio Jorge. Modelo GCVC - Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos. 3 ed. São Paulo: 2016

MITSUTANI, C. et al. Compras Estratégicas: Construa parcerias com fornecedores e gere valor para os negócios. São Paulo: Editora Saraiva, 2014.

Notas:

(1) VIEIRA, Jair. Código de Hamurabi: Código de Manu, excertos (livros oitavo e nono): Lei das XII Tábuas 3. ed. São Paulo: Edipro, 2011, p. 9.

(2) Ibid., p. 41.

(3) Ibid., p. 123.

(4) PAZZINATO apud MIGUEL; PAULA, p. 25.

(5) MIGUEL, Paula Castello. Contratos entre Empresas. 1. ed. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2006, p. 49.

(6) Ibid., p. 50.

(7) Ibid., p. 52.

(8) MIGUEL, Paula Castello. Contratos entre Empresas. 1. ed. São Paulo: Revista dos Tribunais, 2006, p. 56.

(9) Ibid., p.57.

(10) FREITAS, Walter. Gestão de Contratos: Melhores práticas voltadas aos contratos empresariais. São Paulo: Editora Atlas S.A, 2009, p. 2.

(11) FREITAS, Walter. Gestão de Contratos: Melhores práticas voltadas aos contratos empresariais. São Paulo: Editora Atlas S.A, 2009, p. 7.

(12) SALU Enio Jorge: Modelo GCVC - Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos. 3. ed. São Paulo, 2016, p. 8.

(13) Ibid., p. 23.

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